Loop je vast, of heb je een vraag die te groot is om zelf op te lossen en te klein om een consultant in te schakelen? Kom je er niet uit? Op lijsten met te bewaren zaken van de bij ons aangesloten gemeenten zie ik vaak zaken die gaan over meldingen van opslag/toepassing van grond of baggerspecie. Als resultaat is gekozen voor ‘aanvaard milieuactiviteit’, waarbij categorie 11.1.3 uit de selectielijst hoort. Dit lijken me echter niet te bewaren/historisch gezien interessante zaken.
Qua bewaartermijn lijkt me 11.1.4 (50 jaar bewaren) logischer, maar 11.1.4 is ‘melding toepassing bouwstoffen’. In het Besluit bodemkwaliteit staat in de definitie van bouwstoffen expliciet dat baggerspecie en grond geen bouwstoffen zijn. Bouwstof is materiaal dat is bestemd om te worden toegepast, waarin de totaalgehalten aan silicium, calcium en aluminium tezamen meer dan 10 gewichtsprocent van dat materiaal bedragen, met uitzondering van vlakglas, metallisch aluminium, grond of baggerspecie. De reden waarom 11.1.4 in 2017 op V 50 jaar is gezet, is omdat op het moment dat een bouwstof wordt toegepast die bouwstof vermengd wordt met materiaal dat er al ligt of wat later nog eens wordt toegevoegd. Het is daarom vrijwel onmogelijk om na verloop van tijd waar een mogelijke verontreiniging vandaan komt.
Volgens de selectielijst worden principeverzoeken voor het wijzigen van een bestemmingsplan gezien als een vorm van vooroverleg. Alleen wanneer het principeverzoek leidt tot een formele procedure (zoals een bestemmingsplan- of omgevingsplanwijziging), wordt het onderdeel van het dossier van die procedure. Uw redenering klopt: eigenlijk is het principeverzoek geen principeverzoek meer, als dat leidt tot een wijziging van het omgevingsplan. Worden deze berichten daarna verwijderd? Dat lijkt mij wel wenselijk, zeker wanneer er bijlagen bij de aanvragen zitten. Dit is immers een tijdelijke situatie totdat er een andere oplossing beschikbaar is, bijvoorbeeld via een Meedoen-platform. Kunnen jullie aangeven of dit juridisch en technisch klopt?
U heeft Xworks aangewezen als archieflocatie voor het sociaal Domein. Dat betekent dat alle ‘archieven’ daarin moeten worden opgenomen en de rest (zoveel mogelijk) vernietigd moet worden. Hiervoor zouden dezelfde regels moeten gelden als die gelden voor het registreren van een papieren document in een zaaksysteem. Dat is afhankelijk van de rol en bevoegdheden van het managementteam (MT). Er bestaat wat onduidelijkheid over het opschonen van actieve personeelsdossiers. Onze toezichthouder geeft aan dat de vernietigingslijst van stukken uit een actief dossier anders uitziet dan de vernietigingslijst van documenten uit een gesloten (uit dienst) dossier dat geschoond wordt. Waar ligt dat verschil? Bijvoorbeeld een loonstrook uit een actief dossier zou dezelfde bewaartermijn hebben als loonstrook uit een gesloten dossier. De toezichthouder vraagt tevens een start- en einddatum van een dergelijk document.
Daarnaast is nog de vraag van het hanteren van de selectielijst. Als een personeelsdossier in 1979 geopend wordt en de medewerker gaat in 2018 uit dienst. Een personeelsdossier bevat meestal geen loonstroken. Bovenstaande betekent dat een personeelsdossier eigenlijk niet als één geheel kan worden gewaardeerd. Diverse documenten of zaken/processen kunnen diverse bewaartermijnen hebben. Zeker in de selectielijst 2017 is dat van toepassing. Met de komst van de AVG is het bewaren van (overbodige) persoonsgegevens niet meer wenselijk/toegestaan. Dat geldt ook voor gegevens van medewerkers. Technisch gesproken is op een functioneringsgesprek uit 2011 de selectielijst 1996, actualisering 2012 van toepassing (V 10 jaar na ontslag). Vanuit de AVG is dat echter niet meer wenselijk. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld: verlof, ziekte en gratificaties.
Een dossier of document is te waarderen met de selectielijst die gold ten tijde van het opstellen van het document of afhandelen van de zaak. Dat is een probleem als de lengte van een dossier betekent dat meerdere selectielijsten daarop van toepassing zijn. In uw geval zou een dossier dat wordt gesloten in 2018 dus worden gewaardeerd onder de selectielijst 2017. Als daarvan sprake is, betekent dat eigenlijk dat de toezichthouder het dossier wil splitsen en de documenten in dat dossier moet vernietigen/bewaren op basis van de selectielijst waaronder ze thuishoren. Ik zie overigens helemaal geen verschil tussen een actief dossier en een gesloten dossier: je hoort eigenlijk het dossier niet te waarderen maar de informatie/documenten in dat dossier. In het papieren tijdperk werd één bewaartermijn toegekend aan het hele dossier, waarbij alle documenten in het dossier de bewaartermijn kregen van het document dat het langst bewaard moest worden.
In de huidige digitale wereld bestaat een dossier eigenlijk niet meer. Een dossier is een verzameling van zaken/processen en documenten die toevallig over één onderwerp gaan, in dit geval een personeelslid. In een personeelsinformatiesysteem is het eigenlijk een zoekvraag: ik zoek alle zaken/processen of documenten die over één medewerker gaan. In de volksmond noemen we die zoekvraag dan het personeelsdossier. Een start- en einddatum is eigenlijk alleen van toepassing als de bewaartermijn van een zaak afhankelijk is dan een procesobject (in dit geval het dienstverband). Voor loonstroken, functioneringsgesprekken, verlof, gratificaties e.d.
Het onderhoud van monumenten is te bewaren (cat. 15.1.2). Waar valt het toezicht op monumenten onder? Ik kom bij gemeenten onder het zaaktype ‘Toezicht’ zaken tegen als “Het verwaarlozen van een pand met monumentale status” en rapporten van de monumentenwacht. Als het onderhoud van monumenten te bewaren is, zou ik verwachten dat dit ook te bewaren is. Ik kan echter geen afzonderlijk resultaat voor toezicht op monumenten terugvinden, is dit dan toch niet te bewaren? En als dat niet het geval is, waarom is er een onderscheid in bewaartermijn tussen toezicht en onderhoud? Het uitblijven van onderhoud kan ook relevant zijn voor de historie van een monument. Als het gaat over monumenten is het doel om gegevens over de ‘samenstelling’ van het monument te bewaren, dus bijvoorbeeld welke stenen zijn gebruikt, welke materialen zijn toegepast/verwijderd. Het is niet zo dat we dus alles over een monument gaan bewaren. Dat kan wel, maar dan noemen we dan in de selectielijst een ‘bijzonder’ geval en zonderen we dat uit van vernietiging.
Onze archivaris stelt zich op het punt dat er bij een aanvraag van een vervangende stempas sprake is van een product en dat daarom procestype 5 van toepassing is. Ik denk dat ‘kiezerspas’ als voorbeeld van een product bij resultaat 5.1 in de VNG Selectielijst wat ongelukkig is gekozen, gezien de toelichting bij resultaat 22.1.2 in diezelfde VNG Selectielijst. Ik vraag mij af wat het belang kan zijn voor een gemeente om informatie over individuele aangevraagde stempassen en kiezerspassen 5 jaar te bewaren. Als er een risico is voor de bedrijfsvoering van de gemeente, waar bestaat dat risico dan volgens u uit? Onder 5.1 vallen inderdaad de aanvragen voor vervangende stem/-kiespassen. Die stempas/kiespas wordt ingeleverd tijdens de verkiezingen (proces 2). Met andere woorden: in het eerste proces leg je alleen vast dat iemand om een vervangende stempas heeft gevraagd (niet de stempas zelf), in het 2e proces wordt die pas gebruikt.
We hebben binnen onze gemeente een casus met iemand die een latere vermelding heeft i.v.m. een (achter)naamwijziging. Een geboorteakte wordt naar mijn idee blijvend bewaard, maar een naamwijziging wordt niet voor altijd bewaard volgens de selectielijst in de i-Navigator. In ons zaaksysteem vernietigen wij de zaak met naamwijziging volgens termijnen. Maar hoe zit het met de fysieke geboorteakte en de latere vermelding van naamwijzing bij burgerzaken? Hoe moeten we daarmee omgaan? En op welke manier worden deze twee stukken overgedragen naar een archief, zouden ze bij elkaar gevoegd moeten worden? Een latere vermelding hoort bij de akte gevoegd waar deze over gaat. Een naamswijziging hoort dus als latere vermelding te worden toegevoegd aan de geboorteakte. Documenten die hebben geleid tot een latere vermelding of akte, worden 18 maanden (als het geen brondocumenten betreft) of 110 jaar bewaard (in geval van brondocumenten).
Elk jaar krijgen decentrale overheden, i.c. a. b. Er is dus een jaarlijkse verplichting om dit te doen. Met andere woorden: we zien dit niet als en informatieverzoek (V 1 jaar onder resultaat 6.1), maar als een ‘Rapportage periodiek extern’ B1724. Er is mij gevraagd een bewaartermijn te bepalen m.b.t. veelschrijvers. Mijn eerste gedachte is dat er altijd een aanleiding is geweest voor de veelschrijver. Individuele correspondentie kan niet worden bewaard omdat eventueel, mogelijk, misschien ooit een handhavingszaak kan worden gestart. Indien de organisatie besluit om mogelijk wel een handhavingszaak te starten, dan kunt u brieven c.q. correspondentie die u nog heeft (en niet, via de normale methode en bewaartermijnen, is vernietigd) verzamelen in de handhavingszaak. Daarbij zien we verschil in registratie. Er speelt o.a. de vraag over het koppelen van een ‘initiator’ op basis van NAW gegevens. - Hoeveel gegevens zijn voldoende om de juiste persoon te koppelen? - Is per wettelijke taak/werkproces de mate van identificatie bepaald?
In welke gevallen moeten wij meer gegevens uitvragen, en wanneer kunnen we de persoon koppelen die wellicht de juiste zou kunnen zijn op een bepaald adres? Als via een webformulier, het DSO of via DigiD een aanvraag wordt ingediend zijn de gegevens gekoppeld of te koppelen aan het BSN-nummer dat in de BRP is opgenomen. Dan is er (meestal) geen BSN-nummer bekend en wordt het lastiger om binnen een informatiesysteem de juiste NAW-gegevens te koppelen. In de regel zijn de contactgegevens nodig van een betrokkene om een reactie te kunnen geven. Bij bijvoorbeeld een melding openbare ruimte is dat soms helemaal niet nodig c.q. gewenst en zijn er helemaal geen contactgegevens nodig. Gezien de AVG mag een organisatie in een formulier om een melding openbare ruimte te kunnen doen, NAW-gegevens niet verplichten. Melders hoeven dat alleen te doen als zij aangeven een reactie te willen ontvangen en kunnen dus anoniem een melding doen. Bij aanvragen in het sociale domein is vaak een BSN-nummer verplicht om te kunnen controleren of iemand recht heeft op een voorziening. Dit zijn twee uiterste voorbeelden. Daartussen zitten allerlei varianten waarbij soms alleen namen voldoende zijn, soms alleen contactgegevens nodig zijn en soms veel meer. Dat is lastig. ‘Anoniem’ moet zoveel mogelijk voorkomen worden in situaties waarbij contactgegevens van de betrokkenen/aanvragers/melders/verzoekers nodig zijn.
Dus als in uw casus J. Ik ken persoonlijk een informatiesysteem dat eigenlijk alleen maar een koppeling met de BRP (via de makelaar) gebruikt om NAW-gegevens vast te leggen en waarbij de applicatiebeheerder dan nog de mogelijkheid heeft om aanvragers/melders/verzoekers in een aparte module op te nemen, waarna ze wel gekozen/opgezocht kunnen worden bij registratie, maar dan moet iemand dat eerst aan de applicatiebeheerder vragen en dat kost tijd en dus gebeurt dat niet. De raadsvragen en bijbehorende antwoorden worden in I-babs onder “overzichten-publicatie vraag en antwoord fracties opgeslagen”. Ik heb mijn twijfels of de raadsvragen wel goed gearchiveerd worden in I-babs. De selectielijst ziet raadsvragen als ‘gewone’ informatievragen en die vallen onder resultaat 6.1.3. De i-Navigator plaatst Intranet onder 20.1, communicatie-uiting intern. Zo gebruiken wij ons Intranet ook (wij zijn een gemeenschappelijke regeling). De archivaris is echter van mening dat Intranet blijvend bewaard moet worden omdat deze niet specifiek in de Selectielijst benoemd wordt. Gezien hoe mijn organisatie Intranet inzet, vraag ik u om advies hierin. Ik ben voorstander van 20.1.
Wat weegt daarnaast zwaarder: de Selectielijst of i-Navigator. De hoeveelheid informatie die een gemeentelijke organisatie kan verwerken/opslaan is enorm. Dit betekent dat de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties nooit alle informatieobjecten (of documenten volgens de nieuwe definitie van de Archiefwet) specifiek kan benoemen. Dat betekent dat voor sommige informatieobjecten de selectielijst moeten worden geïnterpreteerd. De selectielijst gaat uit van generieke en specifieke resultaten. Alles wat niet kan worden gewaardeerd onder een specifiek resultaat, valt onder het generieke resultaat. Binnen procestype 20 wordt het intranet niet gezien als ‘Onlinecontent ten behoeve van externe communicatie’ (resultaat 20.1.2) en ook niet als een ‘Publicatie met historisch belang’ (20.1.1). Dat wil overigens niet zeggen dat het intranet niet als een te bewaren document kan worden bestempeld. Een organisatie kan ervoor kiezen om één keer in de zoveel tijd een versie van het intranet te bewaren als ‘historisch document’ door dit als een uitzondering op de selectielijst aan te wijzen (paragraaf 1.3 van de selectielijst).
Zeggen dat het intranet bewaard moet worden omdat het niet specifiek genoemd wordt in de selectielijst, is een interpretatie van teksten uit de Archiefwet die in deze situatie dus niet opgaat. In Zaalberg vind ik onder de vraag “Bewaartermijn medische stukken bij beoordeling aanvragen leerlingenvervoer”, de bewaartermijn van V7 + 1 (proces). Onder welke categorie heeft Zaalberg dit geplaatst? In de select tool vinden we ook de termijn van 5 jaar. Zowel de selectielijst 2017 als 2020 heeft het onder resultaat 8.1.15 over een voorziening voor het primair en voortgezet onderwijs. Het gebeurt vaker dat men verwijst naar 8.1.15 omdat men ervanuit gaat dat 8.1.15 gaat over een taakveld. Echter, de selectielijst is procesgericht en niet taakveld gericht. Resultaat 8.1.15 is alleen bedoeld voor scholen die nog onder het gemeentelijk archief/selectielijst vallen en dat zijn er maar een handvol. Leerlingenvervoer valt hier dus niet onder. Dit gaat namelijk over een voorziening die een gemeente verstrekt. Logischerwijs is hier minimaal een bewaartermijn van 7 jaar op van toepassing.
De gemeentelijke selectielijst noemt leerlingenvervoer niet specifiek, wat inhoudt dat het generieke resultaat onder proces 8 van toepassing is, oftewel 8.1. Een gedeelte zit niet meer in de uitkering dus die kunnen sowieso op vernietiging worden gezet, maar er blijven nog genoeg over die nog wel een uitkering krijgen. Redelijk veel cliënten hebben ook meerdere dossiers (2 tot uitschieters naar 12 vervolgdossiers).
Op basis van het protocol asbest kan worden bepaald of er sprake is van onaanvaardbare risico’s voor de mens ten gevolge van de aanwezigheid van een bodemverontreiniging met asbest. Het protocol kan gebruikt worden voor de beoordeling van landbodems met een historische asbest verontreiniging (voor 1 juli 1993). In deze webtool vindt u de stapsgewijze uitwerking van het protocol asbest. Ook zijn de achtergronden en een beschrijving van de informatiebehoefte voor uitvoering van het protocol opgenomen. De hoofdstukken van het protocol zijn in meerdere wegpagina’s opgedeeld. U kunt tussen deze pagina’s navigeren door gebruik te maken van het navigatiemenu aan de linkerkant.
Het protocol asbest was voorheen verankerd in de Circulaire Bodemsanering als het ‘Milieuhygiënisch Saneringscriterium Bodem, protocol asbest’. Sinds de inwerkingtreding van de Omgevingswet is het protocol onderdeel geworden van de Risicotoolbox bodem. Het verwijderen van asbest is aan strikte regelgeving gebonden. Deze is verankerd in verschillende wetten en besluiten. Bij verwijdering van asbest uit gebouwen, uit objecten en vanaf het maaiveld moet eerst inventarisatie plaatsvinden van de aanwezigheid van het asbest. Als blijkt dat er asbest aanwezig is, wordt per asbesthoudende toepassing vastgesteld in welke risicoklasse de verwijdering van het asbest valt. Er zijn 3 risicoklassen. Bij verwijdering van asbest uit de bodem gelden aparte voorwaarden.
Praktische aanbevelingen voor archivisten en medewerkers
- Beoordeel bewaartermijnen per zaak en document in samenhang met de selectielijst en de i-Navigator. Een dossier is geen vast object; documenten krijgen de bewaartermijn die op hen zelf van toepassing is.
- Maak duidelijke afspraken over hun archiefbeheer wanneer er wijzigingen optreden in het omgevingsplan of bij het opleveren van dossiers aan een archiefstelsel.
- Overweeg separate vernietiging of behoud van berichten na afloop van een procedure, zeker bij tussenresultaten en bijlagen.
- Behandel intranet als een mogelijk blijvend document of als tijdelijk historisch document, afhankelijk van afweging tussen selectielijst en organisatorische praktijk.
- Gebruik het protocol asbest voor een gestructureerde risicoanalyse en zorg voor meldingsplicht bij asbestwerkzaamheden.
JOOST -- de risico's van asbest voor werknemers
Belangrijke onderwerpen samengevat
- Begrijp de nuance tussen bouwstoffen en baggerspecie/grond in de definitie van bouwstoffen en hoe dit bewaartermijnen beïnvloedt.
- Beoordeel of principeverzoeken nog als principeverzoeken gelden wanneer zij leiden tot wijziging van omgevingsplan.
- Behandel actieve versus gesloten dossiers als verzameling van documenten, met aandacht voor start- en einddatums waar relevant voor de bewaartermijn.
- Onderzoek toezicht- en onderhoudsperiodes voor monumenten en hoe dit in selectielijsten wordt geïnterpreteerd.
- Implementeer anonimisering waar mogelijk om privacy te waarborgen in lijn met AVG.