Als zorgmedewerker help je het liefst alles en iedereen. Nee zeggen voelt daardoor vaak onaardig. Maar je hebt nou eenmaal niet 10 armen en 10 benen. En ook jouw dag heeft maar 24 uur. Af en toe iets weigeren is dus nodig om te voorkomen dat je zelf overloopt.
Vind je dit moeilijk? Geen probleem. Vaak zijn we geneigd om ons te verantwoorden als we nee zeggen, maar je hoeft niet altijd uitgebreid uit te leggen waarom je iets niet kunt doen. Soms is een korte, duidelijke afwijzing voldoende. Door kort en bondig te zijn, geef je jouw grenzen duidelijk en respectvol aan. Dit helpt je om je tijd en energie effectiever te gebruiken. Grenzen aangeven in de zorg is bijzonder belangrijk voor je welzijn. Het zorgt voor een gezonde werk-privébalans en voorkomt dat je jezelf overbelast.
Voorbeelden van duidelijke afwijzingen en alternatieven
Soms is het makkelijker om nee te zeggen als je een persoonlijke reden geeft. Probeer het later nog eens: “Ik zou het wel willen, maar tot september ben ik niet beschikbaar. Iemand anders heeft het besloten.”
“Ik heb mijn coach beloofd dat ik geen nieuwe projecten aanneem. Mijn gezin is de reden.”
“Bedankt voor de uitnodiging, maar dan heeft mijn dochter een voorstelling.”
Je grenzen aangeven is niet alleen goed voor jezelf, maar ook voor je relaties met collega's en patiënten. Als je duidelijk bent over wat je wel en niet kunt doen, creëer je realistische verwachtingen. Als je niet wilt of kunt helpen, kun je soms een alternatief aanbieden. “Zal ik het aan … vragen?” “Ik kan dat niet voor je doen, maar ik kan wel aan …”
Technieken om nee te zeggen zonder bot of onbeleefd te klinken
Probeer het spontaan: “Het past deze maand niet in mijn agenda, maar ik wil het wel graag een keer doen. Ik ken iemand anders.”
“Ik heb nu geen tijd.” Ja willen zeggen zit vaak diep in je systeem en het kost tijd om dat te veranderen. Oefen daarom verschillende situaties met mensen tegen wie je wel nee durft te zeggen. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht, maar ik moet dit keer nee zeggen vanwege andere verplichtingen. Wellicht een volgende keer!”
Als je iemand een vraag stelt, kan het ietsjes onbeleefd overkomen wanneer je het té direct verwoordt. Daarom gebruiken we vaak indirecte vragen om verzoeken te doen. Gelukkig zijn er veel verschillende manieren om beleefder te klinken. Als je een vreemde aanspreekt of niet al met de persoon aan het praten bent, probeer dan één van deze zinnen uit om het gesprek te starten. Om nog beleefder te klinken kun je beginnen met: “Sorry dat ik u stoor, maar …” voordat je je vraag stelt. Een vraag starten met ‘mag’ is een goede manier om je vraag formeler te laten klinken.
In plaats van direct te zeggen wat je moet of wil doen, vraag je de ander of het goed is dat je dat doet. Meteen met een vraagwoord als ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, of ‘hoe’ beginnen kan je vraag onbeleefd of veeleisend over laten komen. Probeer het woord ‘misschien’ aan je vraag toe te voegen om nog beleefder te klinken. Je kunt de vraag ook aan het einde van je zin toevoegen als de stelling in eerste instantie negatief klinkt. Gebruik ‘wou’ in plaats van ‘wil’ in je vraag zodat het minder direct en beleefder klinkt.
Soms kun je een vraag stellen waarop de ander geen antwoord heeft. Om de druk om een juist antwoord te geven te verlichten, kun je je vraag beginnen met iets als: ‘weet je nog,’ of ‘weet jij misschien’ zodat hij of zij gemakkelijk met ‘ja’ of ‘nee’ antwoord kan geven. Het gebruik van 'of' werkt het beste wanneer de vraag de woorden 'wie,' 'wat,' 'waar,' 'wanneer' of 'waarom' niet bevat. Start je vraag met andere woorden, als ‘weet je’ of ‘kun je’ voor je 'of' toevoegt. ‘Alsjeblieft’ zeggen toont aan dat je goede manieren hebt, dus vergeet niet om het te zeggen wanneer je ergens om vraagt. Je kunt ‘alsjeblieft’ aan het begin of het einde van je vraag toevoegen om beleefder te klinken.
Als je met een lage stem spreekt of zonder stembuigingen, kun je als bot of onvriendelijk overkomen. Geef de persoon je volledige aandacht en onderbreek hem of haar niet terwijl hij of zij antwoord geeft. Kijk hem of haar in de ogen en raak niet afgeleid door bijvoorbeeld naar je telefoon te kijken. Draai je lichaam naar de persoon met wie je praat toe en leun iets dichter bij om te laten zien dat je geïnteresseerd bent in wat hij of zij te zeggen heeft. Knik of zeg ‘mm-hmm’ terwijl hij of zij aan het praten is om aan te tonen dat je het gesprek volgt.
Omgaan met vragen en discussies
Als je vragen stelt over een verwarrend onderwerp of het gesprek voort wilt zetten, vraag de persoon dan nog iets. Als je de persoon vraagt om zich te herhalen omdat je zijn of haar antwoord niet hebt gehoord, bied dan je excuses aan. Als je om een mening vraagt of iets dat betrekking heeft tot de persoon zelf, blijf dan ruimdenkend en probeer het vanuit zijn of haar perspectief te bekijken. Denk er even over na om te kunnen begrijpen waarom de ander zo denkt, ook al ben je het niet eens met wat de ander te zeggen heeft.
Als je iemand nog leert kennen, vermijd dan vragen over dingen als geld, politiek, geloof, en zijn of haar privéleven. Veel mensen praten liever niet met vreemden over deze dingen, dus het kan onbeleefd zijn om ernaar te vragen. Denk na over of je het antwoord wel echt nodig hebt. Zelfs de meest doorgewinterde en zelfverzekerde spreker ziet soms op tegen vragen uit het publiek. Antwoord geven op lastige vragen kan ongemakkelijk voelen. Sommigen proberen dit onderdeel daarom zelfs te ontwijken. Wat zij niet weten is dat er je zelfs dít onderdeel onder de knie kunt krijgen.
De reden waarom veel mensen opzien tegen vragen uit het publiek, is omdat ze bang zijn de controle te verliezen over de presentatie. Door er een beetje moeite in te stoppen en goed te plannen kun je dit voorkomen. Je kunt dit gevoel ook reduceren door te bedenken dat een presentatie ervoor bedoeld is om informatie uit te wisselen. Je kunt door een vraag uit het publiek afdwalen van de kern van je presentatie. “Ik heb het gevoel dat we nu afdwalen van het onderwerp. Kunnen we deze vraag even parkeren? Wij kunnen er op een later tijdstip samen over doorpraten. Laten we elkaar na de presentatie even opzoeken.” Of: “Ik wil graag verder gaan met mijn verhaal, anders komen we in tijdnood.
Maak aan het begin van je presentatie duidelijk wanneer het publiek in de gelegenheid is om vragen te stellen. Tussendoor, of aan het einde van je verhaal. Sommige sprekers vinden het prettig als het publiek hun vragen stelt tijdens de presentatie. Het voordeel van deze aanpak is dat je eventuele misverstanden gelijk kunt corrigeren. Ook je skills verbeteren? Wil je vragen graag behandelen tijdens je verhaal, maar ben je bang dat je presentatie daardoor wordt ontregeld? Probeer dan de vragen uit het publiek in te delen in categorieën. Op het moment dat er vragen worden gesteld geef je aan in welke categorie de vraag valt. Degene die de vraag stelt weet dan direct waar hij aan toe is.
Anderen vinden het prettiger om uitsluitend vragen te beantwoorden aan het einde van de presentatie. Wanneer dit het geval is, zorg er dan voor dat je genoeg tijd overhoudt aan het einde van de presentatie en geef ook aan hoeveel tijd er beschikbaar is voor het stellen van vragen. Zorg dat je nooit afsluit met het gedeelte waarin je antwoorden geeft op vragen. Wanneer je klaar bent met het beantwoorden van vragen, zorg dan dat jij het laatste woord hebt. Dit kun je doen in de vorm van een sterke referentie naar je belangrijkste boodschap.
In het geval dat iemand je provoceert, beantwoord deze vraag dan direct. Blijf beleefd en laat nooit merken dat je van je stuk gebracht bent door een vraag. Maak geen compromissen om de gemoederen te sussen, blijf bij je punt, maar houd het netjes. Luister goed naar de vraag. Spreek je voor een groot publiek? Weet je het antwoord op de vraag niet? Wees hier eerlijk over en bied aan om het later uit te zoeken. Aangeven dat je iets niet weet is heel acceptabel en beter dan ter plekke gaan stamelen of liegen over het antwoord om maar iets te kunnen zeggen. Je hoeft niet alles te weten. En als je iets niet weet kun je er beter eerlijk over zijn dan doen alsof. Vertrouwen winnen van een publiek is een proces. Speel hierop in door open te blijven en samen naar oplossingen te zoeken.
Tips voor interactie tijdens bijeenkomsten
Spreek je voor een publiek dat goed op de hoogte is van de stof die je behandelt? Bijvoorbeeld een vakgroep. En weet je het antwoord niet op een vraag die gesteld wordt? Vraag dan aan je publiek of er iemand is die het antwoord misschien weet. De kans is groot dat jullie er samen uitkomen. Bijvoorbeeld: “Mijn collega daar is meer bekend op dit terrein dan ik ben, daarom zou ik haar willen vragen of zij hier wellicht wat meer over kan vertellen.”
Praktische samenvatting
1. Vragen stellen is een uitstekende manier om duidelijkheid te krijgen in een discussie of om je standpunt indirect te verduidelijken. Houd het kort en vermijd uitgebreide betogen waarin je je vraag verstopt. Stel de vraag, en zeg daarna niets. Geen extra uitleg of eigen mening - dat ondermijnt de kracht van je vraag.
2. Minder is meer. Het is effectiever om één of twee gerichte vragen te stellen dan je gesprekspartner te overladen met een reeks vragen. Gebruik categorizatie en duidelijke kaders om richting te geven aan het gesprek.
3. Je kunt het antwoord subtiel sturen door je vraag slim te formuleren. Duidelijk aangeven wat je verwacht: een korte en krachtige reactie. Met deze drie tips - wees kort, bepaal het aantal vragen en stuur op het antwoord - maak je je vragen niet alleen krachtiger, maar ook moeilijker te ontwijken.
