De directe koppeling met Twinfield maakt deel uit van de module Koppeling met boekhouding.
Stel de koppeling met de Webservices van Twinfield in door de drie hiervoor vereiste url's op te geven in instellingen boekhoud Administraties.
In administraties legt u de naam en bijbehorende code vast van iedere administratie in Twinfield, voor ieder gewenst jaar.
Open het onderdeel rekeningschema om het rekeningschema van uw Twinfield administratie te importeren.
Selecteer vervolgens in ditzelfde onderdeel BTW-codes handmatig bij iedere BTW-code die verwijst naar een intra- of extracommunautaire levering of verwerving een uitvoeringstype ('goederen' of 'diensten').
Vul de dagboekcodes in voor de dagboeken 'Verkoop', 'Inkoop', 'Kas' en 'Bank' in instellingen boekhoud Administraties.
Heeft de administratie meer dan één bankboek, vul de codes van de bankboeken dan achtereenvolgens in bij 'Bank', gescheiden door puntkomma's.
De koppeling1. InformatieMet de koppeling tussen PayPal en Twinfield worden transacties uit PayPal automatisch verwerkt als elektronisch bankafschrift in Twinfield.
Facturen uit bijvoorbeeld een webshop kunnen eenvoudig afgeletterd worden met deze elektronische bankafschriften.
De transactiekosten worden automatisch gesplitst en aangeleverd als aparte transactieregels.
In deze handleiding beschrijven we de stappen om de PayPal - Twinfield koppeling in te stellen en te activeren.
Enkele voordelen: Importeer volledig automatisch PayPal transacties als Twinfield elektronische bankafschriften, Bankafschriften worden dagelijks geïmporteerd, Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen, Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug), Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta, Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking, Optimaal afletteren.
Jij stelt in welke omschrijving doorgestuurd wordt. Zodat Twinfield optimaal kan afletteren, Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!
 De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen: 1 De koppeling 1.1 1. Informatie 1.2 2. Kosten 1.3 3. Aanmelden voor de koppeling 2 Instellen van de koppeling 2.1 4. Instellingen in PayPal 2.1.1 Registreer de PayPal API-Client 2.1.2 Ophalen van de PayPal API-Client codes 2.1.3 Rechten toekennen voor het lezen van transacties 2.2 5. Instellingen in Twinfield 2.2.1 Aanmaken van grootboekrekening(en) 2.2.1.1 Grootboekrekening 1: voor de bankrekening 2.2.1.2 Grootboekrekening 2: voor de niet toegewezen bedragen 2.2.1.3 Grootboekrekening 3: voor de PayPal transactiekosten 2.2.2 Aanmaken van Bankdagboek(en) 2.3 6. Instellingen in Databrydge 3 Het administratieve proces en handige informatie 3.1 8. De administratieve verwerking 3.2 9. Meer informatie over het Databrydge Platform 3.2.1 Dashboard van de koppeling: 3.2.2 Automatische synchronisatie 3.2.3 Manuele synchronisatie 3.3 10. SUPPORT 3.4 11. Tips & FAQ 2. KostenDe kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit eenmalige kosten en maandelijkse kosten, alle kosten worden berekend per koppeling.
Eenmalige kosten: Onderdeel Toelichting Bedrag Onderdeel Toelichting Bedrag Opstartkosten Eenmalig bij aanmelding voor de koppeling.-€ 126,- Onboardingsservice Eenmalig (optioneel) wanneer er gekozen wordt voor de onboardingsservice.-€ 165,-*
Maandelijkse kosten: De maandelijkse kosten worden berekend aan de hand van het aantal succesvol verwerkte transacties. Deze worden door ons maandelijks achteraf berekend. Daarna is deze maandelijks opzegbaar.
3. Aanmelden voor de koppeling Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier PayPal koppeling.
Instellen van de koppeling Voordat u begint met het instellen van deze koppeling, is het belangrijk dat er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Het Twinfield-account dat gebruikt gaat worden voor de koppeling moet rechten hebben om bankafschriften, grootboekrekeningen en dagboeken te beheren. Neem een account welke voor geruime tijd beschikbaar is.
In uw PayPal-account dient u administrator rechten te hebben.
4. Instellingen in PayPal Om de koppeling rechten te geven tot uw PayPal transacties gaan we in PayPal een API-Client registreren. We gaan de API-Client rechten geven tot de PayPal transacties. Aan het einde van deze stap hebben we een API-Client (die bestaat uit twee codes, de Client-ID en Client-Secret). Deze moeten we bewaren en later ingeven in het Databrydge platform.
Ziet u het volgende scherm: Schuif rechtsbovenin vakje van "Sandbox" naar "Live" en klik vervolgens op "Apps & Credentials" in het menu aan de linkerkant. Klik op: Create App Voer bij âApp Nameâ in: Databrydge en klik op "Create App" De app is nu geregistreerd. Ophalen van de PayPal API-Client codes We gaan de twee codes voor de API-Client nu ophalen. De codes voor de Client-ID en Client-Secret zijn nu beiden zichtbaar geworden. Beide gegevens zijn nodig, kopieer en plak deze gegevens in op een kladblok of word document.
Rechten toekennen voor het lezen van transacties Scroll nu naar beneden totdat u het volgende in beeld heeft: Vink alle vinkjes uit; Zet het vinkje aan bij "Transaction search" Klik op "Save Changes" Bewaar de Client-ID en Client-Secret goed. Deze heb je in latere stappen nogmaals nodig. De instellingen in Paypal zijn correct ingesteld.
5. Instellingen in Twinfield Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis Twinfield en/of boekhouden gewenst. Wenst u hulp bij deze instellingen dan kunt u dit uiteraard aan uw boekhouder vragen. Mocht u hulp wensen vanuit ons dan kunt u contact opnemen met Rsult-IT B.V. (zie hoofdstuk 9)
Aanmaken van grootboekrekening(en) Er dienen een drietal grootboekrekeningen aangemaakt te worden in Twinfield. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is. Druk op „Volgende >” Geef de naam van de grootboekrekening in Druk op „Opslaan” Je hebt de grootboekrekening bank nu succesvol aangemaakt.
Grootboekrekening 2: voor de niet toegewezen bedragen Kies menu Financiële Professionals → Dimensies → Balans Je ziet nu een overzicht van alle aanwezige balans grootboekrekeningnummers We gaan nu een grootboekrekening aanmaken voor de PayPal EURO rekening - niet toegewezen bedragen We adviseren om deze grootboekrekening aan te maken in de range die gebruikt wordt voor grootboekrekeningen van de bestaande bankrekeningen (in dit voorbeeld hanteren we rekeningnummer 1041). Voer het grootboekrekeningnummer in en controleer of de tekst Geen regels weergegeven wordt. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is. Druk op Volgende > Geef de naam van de grootboekrekening in Druk op Opslaan Je hebt de grootboekrekening niet toegewezen bedragen nu succesvol aangemaakt.
Grootboekrekening 3: voor de PayPal transactiekosten Kies menu Financiële Professionals → Dimensies → Winst & Verlies Controleer dat je inderdaad in het menu Winst & Verlies zit Je ziet nu een overzicht van alle aanwezige winst & verlies grootboekrekeningnummers We gaan nu een grootboekrekening aanmaken voor de PayPal transactiekosten We adviseren om deze grootboekrekening aan te maken in de range die gebruikt wordt voor verkoopkosten (in dit voorbeeld hanteren we rekeningnummer 4740). Voer het grootboekrekeningnummer in en controleer of de tekst Geen regels weergegeven wordt. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is. Druk op Volgende > Geef de naam van de grootboekrekening in Druk op Opslaan Je hebt de grootboekrekening PayPal transactiekosten nu succesvol aangemaakt.
Heb je meerdere valuta op je PayPal account? Herhaal de stap zoals hierboven voor EURO ook voor de andere valuta's. Het veld IBAN is verplicht, je dient hier een fictief IBAN rekeningnummer te gebruiken. Voorbeelden van IBAN rekeningnummers die je kunt gebruiken: NL13TEST0123456789, NL36TEST0236169114, NL26TEST0336169116, NL16TEST0436169118, NL81TEST0536169128 Ga naar Aanmaken en ga naar rekeningdetails. Je komt nu in tabblad Bankafschriftverwerking. Vul hier de volgende gegevens in: Druk op Opslaan. Je het het bankdagboek nu succesvol aangemaakt. Je hebt de bankdagboeken voor verschillende valuta's aangemaakt en toegewezen.
6. Selecteer dan hier uw bedrijfsnaam in plaats van Databrydge), Organisation: selecteer hier UW ORGANISATIE, (LET OP: Bent u zelf ’Reseller’? Selecteer dan hier de naam van uw eindklant), Synchronisation Start Date: Vul hier de datum in vanaf wanneer u wenst dat de koppeling Data van PayPal naar Twinfield overzet (tot maximaal 3 jaar terug). Let goed op dat u de juiste datum activeert - aanpassingen achteraf zijn enkel mogelijk in de backend door een developer. (Kosten hiervoor € 75,-)
Package to connect: selecteer eerst PayPal en vervolgens Twinfield Connection tag: Vul hier de omschrijving die achteraan in de connection name wordt geplaatst. Ons advies is om hierin (ook) aan te geven of het om een test of productie koppeling gaat en dat het een unieke omschrijving wordt. Connection name: Wordt automatisch aangemaakt volgende de volgende standaard [Organization] - [Packages to connect] - [Connection tag]; Vink aan: I am aware that costs will be charged when creating a new connection en I confirm that I agree with Databrydge's Terms and Conditions and Privacy Policy om door te kunnen met het instellen van de koppeling. Klik nu op: U komt vervolgens in het volgende scherm: Klik nu op: PayPal/Credentials en selecteer: Create New credentials u ziet: Vul in bij: PayPal:Name: gebruik uw organisatienaam, indien deze te lang is (max 30 tekens), kan u gerust een verkorting gebruiken. CONNECT (er is nu verbinding met Twinfield) voorbeeld: Klik nu op De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit uw Twinfield account. U ziet nu: Twinfield: Division: Kies hier de office code welke u wenst te koppelen klik op: LET OP: het duurt nu ongeveer 30-60 seconden voordat u verder kunt. Op de achtergrond halen we nu de gegevens uit uw Twinfield administratie op om de koppeling te kunnen leggen. Namelijk: Bankdagboeken U ziet nu het volgende scherm: Hier gaat u de diverse valuta mappen zodat deze in de juiste bank journal in Twinfield komt. Klik op ADD ROW voor elke valuta die u wenst te gebruiken: Voorbeeld: EUR & USD Voor iedere valuta dient u de BANK JOURNAL in te vullen, BANK JOURNAL: hier komen de PayPal transacties op binnen in Twinfield Klik nu op: FINISH: indien u de koppeling wenst op te slaan - de eerste synchronisatie zal dan de volgende ochtend plaats vinden! FINISH AND ACTIVATE: indien u de koppeling wenst op te slaan en direct de synchronisatie wenst uit te voeren!
Het administratieve proces en handige informatie 8. De administratieve verwerking In dit hoofdstuk volgt een uitleg van het administratieve proces voor verwerking van PayPal transacties in de administratie. Het administratieve proces vindt volledig plaats in Twinfield. Het is dus niet nodig om in te loggen in PayPal of Databrydge.
Elke ochtend staan de PayPal transacties automatisch klaar in Twinfield als elektronische bankafschriften Je kunt de transacties vinden in Twinfield via het menu: Kas & Banken → Bankafschriften. Twinfield heeft tijdens import van het bankafschrift al geprobeerd om de bankafschriftregels automatisch aan een grootboekrekening/factuur toe te wijzen. Open het bankafschrift middels het loepje. Controleer eventueel niet toegewezen regels en wijs deze alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Tip: maak Twinfield bankafschrift-boekingsinstructies aan om deze transacties automatisch toe te wijzen. Hoe je bank-boekingsinstructies aan kunt maken kun je vinden in de handleiding van Twinfield. Let op: Om juist af te kunnen letteren dient er een match gemaakt te kunnen worden tussen de referentie van PayPal en de betreffende order in Twinfield. Is dit niet het geval - dan dient u dit in uw koppeling tussen de webshop en boekhouding aan te passen. Boek het afschrift met de boeken knop. Het afschrift is nu geboekt in de administratie. Mochten de verkoopboekingen later geimporteerd worden dan het bankafschrift is het mogelijk om de automatische herkenning van Twinfield later opnieuw te starten. Ga hiervoor naar het menu: Kas & Banken → Bankafschriften. Vink het bankafschrift aan en druk op de knop Regels toepassen.
9. Meer informatie over het Databrydge Platform Dashboard van de koppeling: Ga naar uw dashboard - klik op de naam van uw koppeling Hier ziet u: RECENT TASKS: De opdrachten die draaien zoals: Getting Data from PayPal Getting Data from Twinfield RECENT LOGS: De (fout)meldingen die er opgetreden zijn Automatische synchronisatie Voor het administratieve proces van verwerking van PayPal transacties zijn geen werkzaamheden nodig op het Databrydge Platform. De koppeling zal automatisch dagelijks in de ochtend om 08:00 synchroniseren. Alle transacties van de afgelopen dag zullen worden verwerkt. SUPPORT Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld. Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support: Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link), Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult IT B.V. Tips & FAQ
11.1 Wat betekenen de transactiecodes uit PayPal? PayPal gebruikt een 5-cijferige transactiecode (Txxxx) om aan te duiden wat voor soort transactie het betreft. In de transactieregels in Twinfield kun je deze transactiecodes terugvinden, samen met een korte omschrijving. Met behulp van de Twinfield functionaliteit bankafschrift-boekingsinstructies en deze transactiecodes is het vaak mogelijk om een boekingsinstructies aan te maken in Twinfield. Hiermee is het mogelijk om de transacties automatisch toe te wijzen aan een bepaalde grootboekrekening.
11.3 Hoe werkt de automatische aflettering van verkoopfacturen? De transactie omschrijving uit PayPal wordt door Twinfield vergeleken met de openstaande verkoopboekingen/facturen uit Twinfield. De automatische aflettering werkt bij een match tussen enerzijds de verkoopboeking veld Factuurnummer en anderzijds de PayPal transactieregel omschrijving.
Wat doet deze koppeling? Met de koppeling tussen PayPal en Twinfield worden transacties uit PayPal automatisch verwerkt als elektronisch bankafschrift in Twinfield. Facturen uit bijvoorbeeld een webshop kunnen eenvoudig afgeletterd worden met het elektronische bankafschrift. De transactiekosten worden automatisch gesplitst en aangeleverd als aparte afschriftregels. Een uitgebreide handleiding van deze koppeling kun je hier vinden. Importeer volledig automatisch PayPal transacties als Twinfield elektronische bankafschriften, Bankafschriften worden dagelijks geïmporteerd, Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen, Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug), Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta, Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking, Optimaal afletteren. Jij stelt in welke omschrijving doorgestuurd wordt. Zodat Twinfield optimaal kan afletteren, Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!
Hoe PayPal werkt
Prijzen Eénmalige set-up kosten: € 126,- voor het afnemen van de koppeling (kosten zijn per koppeling) Onboardingsfee: € 165,- voor het compleet instellen van de koppeling (optioneel) Maandelijkse fee: afhankelijk van aantal transacties per maand.