Bewaartermijnen en documenten rond asbestinventarisatierapporten en gerelateerde personeelsdossiers

Op BREED hebben we vaker gesproken over de bewaartermijnen van personeelsdossiers in relatie tot gevaarlijke stoffen. Link naar eerdere bijdrage. Het verdient aanbeveling om een register bij te houden van personeelsleden die met gevaarlijke stoffen werken. Maar zoals een directe collega van mij altijd uit ervaring stelt (ik zeg hem na): 80% van het werken van gevaarlijke stoffen is te voorspellen, maar 20% niet.

Wet- en regelgeving rondom bewaren van gegevens in relatie tot gevaarlijke stoffen

Artikel 4.10c. 1. De deskundige persoon, bedoeld in artikel 2.14a, tweede lid, of de arbodienst houdt van iedere werknemer die een arbeidsgezondheidskundig onderzoek als bedoeld in de artikelen 4.10a en 4.10b heeft ondergaan, een persoonlijk medisch dossier bij. 4. Onder resultaat 19.1.13 dienen gegevens over blootstelling van medewerkers aan gevaarlijke stoffen 40 jaar bewaard te worden. Arbeidsomstandighedenbesluit art. Gelijksoortige specifieke bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van blootstelling aan asbest (art. 4.53) en biologische agentia (art. 4.90-91).

Ten aanzien van het register m.b.t. Indien een aanstelling impliceert dat een medewerker in contact kan komen met gevaarlijke stoffen, is verstandig om ook de aanstelling te bewaren onder 19.1.13. Tot slot: Het proces voor het aanstellen van een personeelslid valt onder het generieke resultaat 17.1. Alle informatie vind je hier.

Naast de arbeidsdossiers gelden ook leeftijds- en functiespecifieke bewaartermijnen voor andere databanken en documenten. Scholen bewaren veel gegevens van leerlingen en ouders, maar ook informatie die voortkomt uit de financiële, inkoop- en personeelsadministratie. Al deze gegevens zijn nodig voor een bepaald doel, maar ze mogen niet oneindig lang worden bewaard.

Algemene basisprincipes van bewaartermijnen

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee direct of indirect een natuurlijk persoon (mens) kan worden geïdentificeerd. Het kan bijvoorbeeld gaan om een naam, BSN-nummer, geboortedatum, telefoonnummer of IP-adres. More mogen volgens de AVG niet langer worden bewaard dan noodzakelijk, maar de AVG geeft geen bewaartermijnen. De (wettelijke) periode dat een (persoons)gegeven bewaard moet worden. More. In andere specifieke wet- en regelgeving staan wel bewaartermijnen. Bestaat er geen wettelijke bewaartermijn? Dan geldt de hoofdregel van de AVG: niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Om je te helpen bewaartermijnen vast te stellen is een bewaartermijnenoverzicht gemaakt. Daarin vind je voor verschillende gegevens die op school worden bewaard de wettelijke bewaartermijnen of een richtlijn voor het bewaren van gegevens. Het onderwijs heeft volgens de wet een aantal openbaar-gezagtaken. Documenten die bij die openbaar-gezagtaken horen - denk aan examens, diploma’s, cijferlijsten en besluiten tot verlenen van vrijstelling op grond van de Leerplichtwet - vallen onder de Archiefwet en vanwege die wet is het verplicht ze te bewaren. Deze documenten zijn inclusief de bijbehorende bewaartermijn vastgelegd in zogeheten selectielijsten. Nu zijn schoolbesturen en samenwerkingsverbanden zelf verplicht om deze samen te stellen.

Kennisnet raadt aan om tot de ingang van de nieuwe Archiefwet geen documenten en persoonsgegevens te vernietigen. Het definitief verwijderen van gegevens, zodat de persoonsgegevens niet meer aanwezig of terug te halen zijn. More die behoren bij de openbaar-gezagtaken van schoolbesturen en daarom onder de Archiefwet vallen. De IBP’er, ICT-coördinator of privacy officer stelt de bewaartermijnen vast op basis van het bewaartermijnenoverzicht. Systeem- en proceseigenaren bepalen wat er wel en niet met bepaalde data mag gebeuren, zoals leerling-, financiële en HR-gegevens. Het hoofd ICT past de procedure voor het vernietigen van persoonsgegevens toe. In de praktijk betekent dit dat de systeemeigenaar de functioneel beheerder van het systeem (de applicatie) de opdracht geeft om de gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, te verwijderen.

In het bewaartermijnenoverzicht (xlsx) vind je bewaartermijnen voor documenten en gegevens die in het onderwijs voorkomen. Als er een wettelijke bewaartermijn geldt, is dat aangegeven. Geldt er geen wettelijke bewaartermijn? Dan is er in het overzicht een richtlijn aangegeven. Staan het type gegevens of document dat jij zoekt er niet in? Hanteer dan de hoofdregel van de AVG: persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Maak een bewaartermijnenbeleid. Je kunt hiervoor het voorbeelddocument bewaartermijnenbeleid (docx) gebruiken. Wijk je af van de richtlijnen die in het bewaartermijnenoverzicht worden gegeven? Motiveer en documenteer deze keuze dan in het bewaartermijnenbeleid. Let op: van wettelijke termijnen mag je niet afwijken. Leg de bewaartermijnen vast in een bewaartermijnenoverzicht dat je toevoegt aan het bewaartermijnenbeleid.

Verwerking, vernietiging en automatisering

Leg vast hoe de vernietiging van gegevens praktisch is geregeld. Stel een proces op waarin staat wie wat doet en wanneer. Je kunt hiervoor het voorbeelddocument procesbeschrijving bewaren en vernietigen van gegevens (docx) gebruiken. Overleg met je systeembeheerder of het mogelijk is om binnen bepaalde applicaties dit proces te automatiseren. Zorg ervoor dat ook papieren gegevens op tijd worden vernietigd volgens de hiervoor vastgestelde bewaartermijn.

Je bewaart niet altijd zelf de gegevens van leerlingen of medewerkers. Maak daarom ook afspraken over het bewaren en vernietigen van gegevens met leveranciers. Aanbieders van ICT- of leermiddelen die namens jou gegevens verwerken, spelen een rol in de verwerking. Alles wat er met persoonsgegevens wordt gedaan, wordt in de wet verwerken genoemd. Verwerken omvat online en offline persoonsgegevens verzamelen, kopiëren, opslaan, verspreiden, publiceren, delen én uitwisselen. Het maakt dus niet uit wat je doet met persoonsgegevens: alles noemen we verwerken en valt onder de wettelijke bescherming.

Heb je gegevens uit een systeem verwijderd? Let op: dan kan het zo zijn dat ze nog in een back-up staan. Zorg dat je deze gegevens alsnog verwijdert bij het terugzetten van de back-up. De systeemeigenaar houdt toezicht op het tijdig vernietigen van gegevens. De functionaris gegevensbescherming (FG) controleert in afstemming met de systeemeigenaar en functioneel (applicatie)beheerder of persoonsgegevens volgens het vastgestelde beleid zijn verwijderd. De FG rapporteert hierover aan de systeemeigenaar en het CvB. Controleer minimaal jaarlijks of het proces van bewaren en vernietigen van persoonsgegevens actueel is en de verantwoordelijkheden bij de juiste personen zijn belegd. De functionaris gegevensbescherming controleert het bewaartermijnenbeleid en de IBP’er wijzigt bewaartermijnen naar aanleiding van nieuwe wet- en regelgeving. De beveiligingsmaatregelen voor het bewaren van de gegevens bepaal je via je beveiligingsbaseline.

Asbestinventarisatie: verplichtingen en proces

Bij (gedeeltelijke) renovatie of sloop van een gebouw of object dat vóór 1994 is gebouwd, is een asbestinventarisatie verplicht. Ook als je alleen asbest gaat verwijderen is dit in de meeste gevallen nodig. Een asbestonderzoek brengt de aanwezige asbesttoepassingen inclusief de bijbehorende risico’s in beeld. Als je een volledige renovatie gaat uitvoeren of een gebouw (deels) wilt slopen, doen we ook onderzoek naar verborgen asbesttoepassingen. Na opdracht starten we met vooronderzoek (deskresearch). Na het vooronderzoek melden wij het project aan in het Landelijk Asbest Volgsysteem (LAVS). Dit is wettelijk verplicht. De volgende stap is de uitvoering van het onderzoek op de projectlocatie. Ons uitgangspunt is altijd om zoveel mogelijk asbest in één keer te onderzoeken, zichtbaar of onzichtbaar. Als dat niet mogelijk is, splitsen we het onderzoek op. In een latere fase doen we dan het destructieve asbestonderzoek, waarbij we bouwkundige delen en constructies verwijderen en beoordelen op verborgen asbesthoudend materiaal. Een onafhankelijk geaccrediteerd laboratorium analyseert onze genomen samples van de locatie. In een asbestinventarisatierapport worden alle tijdens een inventarisatie aangetroffen asbestbronnen beschreven. Aan de hand van ons rapport kun jij al dan niet een gecertificeerd asbestverwijderingsbedrijf inschakelen (je leest in ons rapport of dat nodig is). Wij zetten de gegevens van de aangetroffen asbesthoudende materialen in het LAVS. Het asbestinventarisatierapport is drie jaar geldig. Is de geldigheidstermijn van het rapport verlopen? Dan moet het rapport geactualiseerd worden.

Soms treffen wij tijdens ons onderzoek beschadigd asbest aan, dat niet meer gebonden (of slecht gebonden) is. Dan is een aanvullend verontreinigings- /blootstellingsonderzoek nodig (NEN 2991). Als wij denken dat er asbesthoudend materiaal in bijvoorbeeld bodem of water aanwezig is, dan vind je hierover altijd een duidelijk advies terug in ons rapport. Meestal is aanvullend onderzoek volgens andere normen en certificeringen nodig. Een asbestinventarisatie is verplicht wanneer u bedrijfsmatig werkzaamheden (laat) uitvoeren, waarbij sprake is van verbouw of sloop, aan een gebouw of object dat gebouwd/gefabriceerd is vóór 1 januari 1994. Dit geldt voor werkzaamheden variërend van totaalsloop tot bijvoorbeeld de vervanging van een wandtegel of ruit of het maken van een doorboring. Deze verplichting ligt in eerste instantie bij de opdrachtgever maar - wegens verantwoordelijkheid voor de betrokken werknemers - ook bij de werkgever.

Uitzonderingen: In een beperkt aantal gevallen geldt de inventarisatieplicht niet. Bekijk de uitzonderingen inventarisatieplicht in het Arbeidsomstandighedenbesluit. Een asbestinventarisatieonderzoek moet uitgevoerd worden door een gecertificeerd asbestinventarisatiebedrijf. Check of een bedrijf gecertificeerd is op ascert.nl. Geef aan het asbestinventarisatiebedrijf duidelijk aan welke werkzaamheden u wilt laten uitvoeren. Zodra u de opdracht heeft gegeven tot een asbestinventarisatie, meldt het bedrijf dit via het LAVS (Landelijk Asbest Volgsysteem). Een DIA (Deskundig Inventariseerder Asbest) van het bedrijf neemt monsters van de asbestverdachte toepassingen en laat deze onderzoeken in een daarvoor geaccrediteerd laboratorium. De resultaten worden opgenomen in een asbestinventarisatierapport. Het bedrijf voegt het rapport vervolgens toe aan het LAVS. Grenswaarde en risicoklassen: Het asbestinventarisatiebedrijf bepaalt ook in welke risicoklasse de verwijdering van het aangetroffen asbest valt. Bij het vaststellen van de risicoklasse maakt het asbestinventarisatiebedrijf gebruik van de SMA-rt-tool. De SMA-rt uitdraai met de vermelding van de risicoklasse moet aanwezig zijn in het asbestinventarisatierapport. Bekijk meer informatie over asbestverwijdering. Validatie: Door een specifieke werkmethode is het mogelijk om de emissie van asbestvezels tot onder de wettelijk vastgestelde grenswaarde te brengen. Zo kan een verwijdering die op basis van SMA-rt in risicoklasse 2 was ingedeeld in risicoklasse 1 uitgevoerd worden. Een validatieonderzoek kan worden uitgevoerd voor één specifiek project. In plaats daarvan kan er ook een landelijk validatieonderzoek plaatsvinden. De uitkomsten worden dan voorgelegd aan het Validatie en Innovatiepunt Asbest (VIP).

Degene die sloopwerkzaamheden uitvoert of laat uitvoeren, moet een asbestinventarisatierapport hebben (artikel 7.9 Bbl). Dat geldt voor het te slopen deel van het bouwwerk waarvan diegene weet of kan vermoeden dat er asbest in zit. In gebouwen voor 1994 bestaat het vermoeden dat er asbest is toegepast. Is er twijfel? Een asbestinventarisatierapport is niet verplicht bij het slopen van een (deel van een) bouwwerk dat na 1 januari 1994 is gebouwd. Degene die sloopwerkzaamheden laat uitvoeren (opdrachtgever) moet aan degene die de sloopwerkzaamheden uitvoert (opdrachtnemer), een afschrift van het asbestinventarisatierapport geven.

Op deze pagina staat niet alle asbestregelgeving. Meer informatie daarover is te vinden op Asbestregelgeving. Als u in het verleden bij uw werkgever of in uw leefomgeving aan asbest bent blootgesteld, dan kunt u op deze site de gegevens hierover vastleggen. Ander bewijs dat op de betreffende locatie asbest aanwezig was (bijv. een asbestinventarisatierapport), Risicobeoordelingen (Bijv. verantwoordelijk kan worden gehouden. aangeleverde documentatie! te voeren, dit zijn verwerkers. die ons ondersteunt bij het juist aanmaken van uw dossier. voor de doelen die wij bepaald hebben en onder strikte geheimhouding. deze organisaties hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. op naleving van de beveiligingsverplichtingen van onze verwerkers. onze systemen. te zien en zo nodig aan te passen of te laten verwijderen. maken van uw privacy rechten. aantal identificerende vragen stellen. documenten bij u bijvoorbeeld kopieën zou willen ontvangen. organisaties. om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Track voldoet aan de ISO 15489-1:2016 norm. Voor wat betreft de medische verslaglegging geldt een harde, wettelijke regel van 20 jaar, resp. 40 jaar bij gevaar voor asbest en straling. In de praktijk wordt de wettelijke regel van 20 jaar (artikel BW 7:454) niet helemaal correct gevolgd. Op basis van de publicatie van de KNMG ‘Advies voor inrichting en overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier‘ wordt er door de beroepsgroep voor gekozen dat het moment waarop de bewaartermijn gaat lopen niet begint op het moment dat de laatste aantekening in het medisch dossier is gemaakt. In plaats daarvan wordt ervoor gekozen als moment van aanvang de datum-uit-dienst te kiezen cq. Voor wat betreft documenten die niet-medisch zijn, geldt geen ‘harde’ bewaar- en vernietigingstermijn. Het criterium voor de bewaar- en vernietigingstermijn is ‘Waar heb je die informatie voor nodig?’ Aanknopingspunten biedt de uitgave van de Autoriteit Persoonsgegevens ‘De zieke werknemer‘ uit 2016. Daarin staat (pag 34): “Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren.” Of twee jaar in de praktijk ‘redelijk’ is, hangt af van de gebruikersgroep en het perspectief. Voor een ‘gewone’ leidinggevende gaat die vlieger misschien wel op. In Track kennen we mede met het oog hierop de functie van het conditioneel autoriseren. Deze functie biedt de mogelijkheid om per gebruikersrol en per type document gebruikers toegang tot informatie op basis van tijdsverloop te ontnemen. Daarmee kan je collecties documenten - bijvoorbeeld een afgesloten ziekmelding met alles wat daarbij hoort - bijvoorbeeld twee jaar na datum herstel of uit dienst aan de ogen van een leidinggevende of casemanager onttrekken. Dezelfde functie kan je ook gebruiken om collecties documenten te vinden die je wilt vernietigen.

Samenvattend: voor asbestgerelateerde dossiers en gerelateerde arbeidsomstandighedengegevens geldt specifieke bewaartermijnwetgeving, vaak langer dan standaard persoonsgegevenbewaring afhankelijk van de aard van de informatie en de risico's voor werknemers. Het opstellen van een bewaartermijnenbeleid en een bewaartermijnenoverzicht, met duidelijke verantwoordelijkheden en automatiseringsopties, is essentieel om compliant te blijven.

Praktische stappen om bewaartermijnen te beheersen

1. Stel een bewaartermijnenbeleid op en voeg een bewaartermijnenoverzicht toe met wettelijke en richtlijn-gedreven termijnen.
2. Wijs verantwoordelijkheden toe aan IBP’er, FG en systeemeigenaar; implementeer een controle- en vernietigingsproces.
3. Documenteer welke gegevens wettelijk bewaard moeten worden en welke gegevens intern vernietigd mogen worden.
4. Automatiseer waar mogelijk vernietiging binnen applicaties en bewaak back-ups zodat verwijderingen ook daar plaatsvinden.
5. Zorg voor duidelijke afspraken met leveranciers over gegevensverwerking en bewaartermijnen.
6. Voer minimaal jaarlijks een herziening uit van het bewaartermijnenbeleid en actualiseer bij nieuwe wet- en regelgeving.

tags: #bewaartermijn #documenten #asbest