Levert u diensten? Dan brengt u btw in rekening. Of worden er andere elektronische diensten tegen vergoeding verricht? Levert u een combinatie van goederen of diensten die onder verschillende tarieven vallen? Soms wordt het btw-tarief dat op bepaalde diensten van toepassing is nader bekeken. Dat gebeurt als daar vragen over zijn. De antwoorden op deze vragen publiceren wij in ons overzicht van de Kennisgroep Omzetbelasting. Deze kennisgroep bestaat uit btw-experts van de Belastingdienst.
Een factuur maken als zzp’er is cruciaal om betaald te kunnen krijgen voor de diensten of producten die je hebt geleverd aan je klanten. Voor het maken van een factuur, is het belangrijk om de verplichte factuureisen vanuit de Belastingdienst in acht te nemen. Allereerst is het belangrijk om je volledige (juridische) naam en adres, BTW-identificatienummer en KvK-nummer op je factuur te vermelden.
Mocht je niet meer weten wat je BTW-id is, dan kun je dit nummer vinden na het inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk - onder het kopje btw. Vervolgens dient de volledige naam en het adres van de afnemer te worden vermeld. Ook kun je het klantnummer vermelden, maar het is in alle gevallen belangrijk dat het voor zowel jou als voor de Belastingdienst helder is welke afnemer er wordt bedoeld.
Als je een factuur maakt als zzp’er, is het ook belangrijk om te kunnen refereren aan een factuur - aangezien het soms ook kan voorkomen dat een klant nog niet heeft betaald binnen een betalingstermijn. Een factuur maken als zzp’er kan niet worden gedaan zonder BTW vermelding: ook als er bijvoorbeeld sprake is van het 0% BTW-tarief, dient dit alsnog te worden genoteerd. Zo vallen bijvoorbeeld kapperswerkzaamheden zoals knippen onder het 9%-tarief, terwijl losse verkoop van haarverzorgingsproducten onder het 21%-tarief valt. Binnen dezelfde sector kunnen er dus ook verschillen zijn.
Factuurvereisten en tarieven
Volgens de Belastingdienst mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken als het factuurbedrag maximaal € 100 (inclusief btw) bedraagt of als je factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur. Belangrijk om te weten: je mag geen vereenvoudigde factuur uitreiken bij intracommunautaire leveringen en in het geval van afstandsverkopen. Ook als het gaat om de levering van goederen en diensten in een EU-land waar je niet gevestigd bent, en waarbij de btw is verlegd naar de afnemer, kun je ook geen vereenvoudigde factuur uitreiken. Volgens de Belastingdienst kan dit ook niet in het geval van levering van goederen en diensten in een EU-land waar je wel een vaste inrichting hebt, maar waarbij deze vaste inrichting niet is betrokken en de btw is verlegd naar de afnemer.
Het aspect van “BTW verlegd” is van toepassing op diensten aan zakelijke klanten (B2B) in andere EU-landen, dan moet de BTW verlegd worden. Het is ook belangrijk om het btw-identificatienummer van de afnemer op de desbetreffende factuur te vermelden. Verder dien je 0% BTW op de factuur te vermelden. Administratief gezien geef je deze omzet op in de Opgaaf ICP (Intracommunautaire Prestaties). Als het gaat om zzp factureren omtrent het buitenland, werkt het anders. Bij diensten aan klanten buiten de EU is de dienst namelijk vaak belast in het land van de afnemer. Je factureert dan zonder Nederlandse BTW.
Internationale betalingen en Wise
Als internationale zzp’er is het belangrijk om het betaalverkeer betrouwbaar en zorgeloos te houden, zonder torenhoge kosten die je verdiensten onnodig benadelen. Fijn om te weten: je kunt het ontvangen geld in vreemde valuta op je Wise Business-rekening laten staan en het pas omzetten naar EUR wanneer de middenkoers gunstig is. De middenkoers kun je ook altijd transparant op Google vinden. Bij Wise houden we, net als de kosten, nooit verborgen geheimen voor je. Op de voor jou gunstige tijd het geld converteren naar je gewenste valuta geeft je financiële controle en flink wat voordeel omdat je kunt profiteren van gunstige wisselkoersen.
Als het gaat om een Wise zakelijke rekening, rekent Wise geen kosten voor het aanhouden van de rekening. Verder zijn de conversiekosten altijd transparant en laag.
Belastingdienst, omzet en procenten
Een goed uurtarief is belangrijk voor je zelfstandigheid als zzp’er. Immers, als je minder dan €33 per uur verdient (een richtlijn vanaf 2025), loop je het risico dat de Belastingdienst jouw werk als schijnzelfstandigheid ziet. Nog een andere tip is om facturen snel in te dienen (bij voorkeur direct na levering van je dienst of product). Ook is het belangrijk om facturen te bewaren voor administratieve doeleinden. Bewaar alle facturen, zowel in- als verkoop, voor minimaal 7 jaar.
Inhoud factuur: wat wordt verstaan onder naam en adres van de afnemer? Hoe werkt btw verleggen? Wat is ICP-aangifte? Wanneer moet je een factuur sturen?
Wanneer moet je een factuur sturen en wat moet er op staan?
Je moet meestal een factuur sturen als je levert aan: een andere ondernemer, een rechtspersoon die geen ondernemer is, een klant die vooruitbetaalt voor goederen of diensten. Verkoop je aan particulieren? Dan hoef je meestal geen factuur te sturen. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld in bepaalde branches of bij specifieke soorten leveringen. Twijfel je? Controleer dit dan bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Een factuur moet uiterlijk worden verstuurd op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Voorbeeld: lever je op 10 april, dan moet de factuur uiterlijk op 15 mei zijn verstuurd.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur? Hieronder vind je de belangrijkste verplichte onderdelen voor een normale Nederlandse btw-factuur.
- Naam leverancier: zet de volledige juridische naam van je bedrijf op de factuur. Een handelsnaam mag alleen als deze duidelijk herleidbaar is.
- Adres leverancier: gebruik het feitelijke bedrijfsadres. Alleen een postbus is niet genoeg.
- Naam klant: zet de volledige naam van de klant of organisatie op de factuur.
- Adres klant: ook van de klant moet het adres op de factuur staan.
- Btw-identificatienummer: dit is je openbare btw-id, meestal beginnend met “NL”.
- KVK-nummer: ja als je bent ingeschreven; staat je ingeschreven bij Kamer van Koophandel, dan hoort je KVK-nummer op de factuur.
- Factuurdatum: de datum waarop je de factuur maakt of uitreikt.
- Factuurnummer: elk factuurnummer moet uniek zijn en logisch oplopen.
- Omschrijving: beschrijf duidelijk wat je hebt geleverd.
- Leverdatum: vermeld wanneer je de dienst of het product hebt geleverd.
- Bedrag exclusief btw: zet het bedrag zonder btw op de factuur.
- Btw-tarief: bijv. 21%, 9%, 0% of vrijgesteld.
- Btw-bedrag: zet het bedrag aan btw apart op de factuur.
Wat is niet verplicht, maar wel verstandig? IBAN op de factuur is sterk aanbevolen. Bijzondere situaties vragen om extra tekst op de factuur. Voor bijvoorbeeld btw verlegd, factuur naar EU-klant en intracommunautaire leveringen gelden speciale eisen.
Verschillende situaties
- Factuur met btw verlegd: geen btw in rekening brengen; vermeld “btw verlegd” en het btw-id van afnemer.
- Factuur naar zakelijke klant in de EU: vaak zonder Nederlandse btw; vermeld jouw btw-id, het btw-id van de klant, “btw verlegd” en bedrag zonder btw.
- Goederen naar EU-ondernemer: vaak 0%-tarief; bewijs van intracommunautaire levering en benodigde documenten.
- Export buiten de EU: mogelijk 0%-tarief; bewaar exportdocumenten.
- KOR-gebruik: geen btw en geen btw-teksten; vaak “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB.”
- Vereenvoudigde factuur: bij kleine bedragen vaak mogelijk tot €100 inclusief btw; bevat minimale gegevens zoals datum, naam/ adres, omschrijving en btw-bedrag of berekende gegevens.
- Creditfactuur: bij fouten; verwijst naar de oorspronkelijke factuur en eventueel nieuwe correcte factuur.
- Margeregeling: bij margegoederen meestal geen btw-bedrag op de factuur; duidelijke aanduiding nodig.
- E-factuur aan de overheid: echte e-factuur via gestructureerd formaat zoals UBL of Peppol; een pdf voldoet meestal niet.
Veelgemaakte fouten op facturen
- Alleen een postbus gebruiken; een feitelijk adres is verplicht.
- Geen uniek faktuurnummer gebruiken.
- Factuurnummers overslaan zonder uitleg.
- Geen leverdatum vermelden als die bekend is.
- IBAN vergeten; niet altijd verplicht maar wel bevorderlijk voor snelle betaling.
- Btw verkeerd berekenen; dit heeft gevolgen voor aangifte.
- Btw rekenen terwijl btw verlegd moet worden; fiscaal incorrect.
- KOR en btw-vrijstelling door elkaar halen.
- Een pdf feitelijk een e-factuur noemen; overheid verlangt echte e-factuur.
- Facturen niet 7 jaar bewaren; langer bij onroerende zaken (tot 10 jaar).
BTW-tarieven en hoe bepaal je het juiste tarief?
De vier btw-tarieven in Nederland zijn: 21%, 9%, 0% en vrijgesteld. Het algemene tarief 21% geldt voor meeste producten en diensten; het lage tarief 9% voor bepaalde goederen en diensten zoals voedingsmiddelen, boeken, kapsalons, vervoer en werkzaamheden aan woningen ouder dan twee jaar; het nultarief 0% bij export of levering naar buitenland; vrijgesteld wendt een situatie zonder btw-aftrek of aangifte.
Hoe bepaal je het juiste tarief? Beschrijf wat je levert (product, dienst of combinatie); controleer of jouw onderdeel op de tarievenlijst staat; bepaal de hoofdprestatie als meerdere onderdelen voorkomen; bij grensoverschrijdend werk kijk naar 0% of verlegde btw; leg je keuze vast met uitleg voor onderbouwing bij controle.
Checklist en FAQ
Checklist voordat je factureert: staat jouw volledige bedrijfsnaam en adres erop, staan afnemergegevens, btw-id en KVK-nummer erbij, unieke factuurdatum en nummer, duidelijke omschrijving, leverdatum, bedrag excl. btw, btw-tarief en btw-bedrag, en IBAN/betaallink. Verdiep je in uitzonderingen zoals KOR, btw verlegd, export, EU-levering of bijzondere regels.
Veelgestelde vragen: moet altijd een KVK-nummer op de factuur staan? Ja, als je bedrijf ingeschreven is in het Handelsregister. Is een bankrekeningnummer verplicht op een factuur? Niet verplicht, maar sterk aangeraden. Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten? Nee, bij KOR, verlegd, export of sommige internationale transacties kan geen btw gerekend worden; vermeld waarom.
Hoe lang moet ik facturen bewaren? Meestal 7 jaar; voor onroerende zaken 10 jaar. Hoe lang levertijden en betalingstermijnen? Factuur uiterlijk op 15e dag van de maand na levering; hygiënische formule en duidelijke betalingsvoorwaarden helpen snellere betaling.
Btw verleggen
Samenvatting van belangrijke onderdelen
- Volledige juridische naam en adres van leverancier; BTW-id en KvK-nummer.
- Volledige naam en adres van afnemer; eventueel klantnummer.
- Factuurdatum en uniek oplopend factuurnummer.
- Omschrijving van geleverde goederen of diensten; leverdatum.
- Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag.
- Eventuele bijzondere regelingen: btw verlegd, KOR, export, 0% tarief, EU-levering.
- Bankgegevens zoals IBAN en betalingstermijn; bewaren van documenten 7 jaar.
Overzicht van mogelijke factuurtypen
- Normale factuur met btw
- Vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen
- Creditfactuur bij correctie
- Factuur onder margeregeling
- E-factuur bij overheden
tags: #factuur #zzp #tegelzetter