De complexen waar appartementen in zijn gevestigd worden in de regel beheerd door een actieve Vereniging van Eigenaars. De VvE ziet toe op onder meer het onderhoud van gemeenschappelijke ruimten en de daken, maar neemt ook beslissingen over de financiële bijdragen die leden te dien einde moeten doen. Daarnaast worden tijdens vergaderingen besluiten genomen over voorstellen van eigenaren voor op- en aanbouw, en komen onderwerpen zoals gemeenschappelijk onderhoud aan bod. Voordat we dieper in kunnen gaan op de eerder genoemde punten, is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen de letterlijke betekenis van de VvE vergadering (ook wel ALV genoemd) als periodieke vergadering waarin appartementseigenaren, ofwel VvE-leden, bij elkaar komen om kwesties als jaarrekeningen en onderhoud te bespreken, en anderzijds het begrip ook het orgaan de VvE vergadering bedoeld te worden, als het orgaan dat besluiten in de VvE neemt.
Wat is de ALV en wat is het VvE-orgaan?
De Algemene Ledenvergadering (de ALV) dient van rechtswege in ieder geval eens per jaar plaats te vinden. De statuten van een VvE kunnen echter meerdere vergaderingen voorschrijven. Doorgaans vindt een vergadering plaats binnen zes maanden van het boekjaar. Het bestuur van de Vereniging van Eigenaars roept de ALV uit. In deze vergaderingen worden belangrijke besluiten genomen zoals de voorbeelden die hierboven zijn aangehaald. Zoals benoemd is het bestuur verantwoordelijk om in ieder geval ééns per jaar een vergadering uit te roepen. Het kan natuurlijk voorkomen dat je iets wil bespreken tijdens een ALV wat niet te lang kan wachten.
In de VvE vergadering (het orgaan dat besluiten in de VvE neemt) zijn alle appartementseigenaren vertegenwoordigd. De ALV is het belangrijkste forum waarin leden van een VvE hun belangen kenbaar kunnen maken en kunnen stemmen over de details van het fungeren van de Vereniging van Eigenaars. Tijdens de ALV kunnen onderwerpen als de hoogte van de maandelijkse bijdrage en het voorleggen van een Meerjarenonderhoudsplan voorbij komen. Ook is dit het uitgelezen moment om frictie tussen appartementseigenaren te bespreken.
Wijze van besluitvorming en meerderheden
- Veel besluiten moeten tijdens de ALV worden genomen met een simpele meerderheid van de stemmen - te weten, 51% of meer.
- In andere gevallen is een gekwalificeerde meerderheid nodig. Zo is voor de wijziging van de statuten of de splitsingsakte soms tot wel 80% van de stemmen nodig. Dit kan per VvE verschillen en hangt af van de splitsingsakte.
- Een advies: een advocaat met kennis op het gebied van VvE-recht kan hierbij ondersteuning bieden. Wanneer besluiten niet volgens de correcte procedure zijn genomen, of wanneer een appartementseigenaar zich niet kan vinden in het genomen besluit, is inschakeling van treffend juridisch advies ten zeerste aan te bevelen.
Stemrecht, quorum en meerderheden
Bij de ALV zijn alle VvE-leden welkom. De appartementseigenaars zijn de leden van de VvE en mogen stemmen in de alv. Huurders mogen geen stem uitbrengen. Het is niet altijd zo dat iedere eigenaar maar één stem heeft. Soms hebben eigenaren meer stemmen - bijvoorbeeld omdat ze een groter appartement hebben. Je hoeft niet bij een alv aanwezig te zijn om te kunnen stemmen; je kunt ook iemand anders namens jou laten stemmen (machtigen). Aan het begin van een alv moeten appartementseigenaars een presentielijst tekenen en telt de voorzitter de aanwezige stemmen en stemmen door volmacht. Zo is direct duidelijk of er genoeg stemmen zijn om besluiten te nemen.
De quorumeis en de stemverhouding zijn afhankelijk van het splitsingsreglement. De quorumeis is vaak twee derde voor verschillende besluiten. Er kunnen in totaal 100 stemmen in je VvE worden uitgebracht. Bijvoorbeeld: op de ALV zijn 42 van de 100 stemmen aanwezig. Soms is een grotere meerderheid nodig voor grotere kosten of ingrijpende verbouwingen (gekwalificeerde meerderheid). In geval van gelijke stemmen geldt dat het voorstel niet is aangenomen (staking van stemmen).
Kleine en grote besluiten: welke meerderheid geldt?
- Gewone (volstrekte) meerderheid: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen.
- Gekwalificeerde meerderheid: afhankelijk van splitsingsakte twee derde of drie vierde van de uitgebrachte stemmen, vaak niet enkel van het totale aantal stemmen maar van de uitgebrachte stemmen.
- Unanimiteit: zwaarder vereist, voor ingrijpende besluiten zoals wijzigingen in splitsingsakte of opheffing van de VvE.
Verduurzaming en onderhoud: bijzondere quorums
Verduurzaming, zoals isolatie of zonnepanelen aanbrengen, valt meestal niet onder normaal onderhoud van de VvE. Daarom heb je meestal een gekwalificeerde meerderheid nodig met een bepaald aanwezigheidsvereiste (quorum). Soms kan een verduurzamingsmaatregel ook een gevolg zijn van normaal onderhoud, bijvoorbeeld wanneer het dak moet worden vervangen en er dakisolatie aan toegevoegd wordt. In dat geval kan dit vaak ook met volstrekte meerderheid worden genomen, mits er genoeg geld gereserveerd is.
Procedure en notulen
Elke ALV kent een vaste procedure: uitnodiging minimaal vijftien dagen van tevoren, agenda, verslag van de presentielijst, en vervolgens stemmen. Notulen worden opgesteld door de secretaris of een professionele VvE beheerder en na goedkeuring in de volgende ALV bevestigd. Een notulen bevat de besluiten, de stemverhoudingen en eventuele actiepunten.
Uitzonderingen en rechtsbescherming
Wanneer een eigenaar het niet eens is met een besluit, kan hij de kantonrechter verzoeken tot vernietiging onder artikel 5:130 BW, binnen een maand na bekendmaking van het besluit. Een besluit kan vernietigd worden als het in strijd is met de wet, de splitsingsakte of het modelreglement, of in strijd is met redelijkheid en billijkheid. Een besluit dat in strijd is met de wet of de splitsingsakte is nietig, en behoeft geen rechtszaak om aan te vechten.
ALV & Quorum - Zo bepaalt u de toekomst van uw VvE!
Notulen en decharge
Na elke ALV worden notulen opgesteld; meestal ondertekend door de voorzitter en/of de bestuurder. Notulen bevatten een zakelijke samenvatting van de beraadslaging en de besluiten, inclusief de stemuitslagen en aanwezigen. De VvE kan decharge verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid; hiermee wordt het bestuur niet langer aansprakelijk voor het gevoerde beleid, maar blijft aansprakelijkheid wel bestaan voor het aandeel van de eigenaren.
De meeste besluiten worden genomen door de vergadering van eigenaars. Soms kan een besluit ook via een schriftelijk voorstel genomen worden, mits alle eigenaren akkoord gaan. Minimaal één keer per jaar komen de eigenaren samen om besluiten te nemen over onderhoud, begroting en jaarrekening. De wet schrijft voor dat de ALV minimaal eenmaal per jaar bijeenkomt, en meestal is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, maar dit kan afwijken per splitsingsakte en modelreglement.