Activa en afschrijvingen ontstaan uit investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut en verdienen aktivering. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd en activeren hiervan is niet facultatief. Activa dienen op basis van de bruto investering (excl. compensabele BTW) te worden geactiveerd (nut opleveren) en er dient een vervangingsschema te worden opgesteld volgens het Going concern-principe voor investeringen met een meerjarig economisch nut.
Belangrijke uitgangspunten en voorwaarden
De richtlijn geldt per 1 januari 2006 en regelt hoofdstuk 1 over activa en afschrijving. Deventer kent aanvullingen en wijzigingen op diverse plaatsen: duurzame activa, activa en afschrijvingen, en wettelijke normen met extra inzichten. Vanuit de materie waarop deze richtlijn berust, is vaktechnisch taalgebruik onvermijdelijk en dient een bestendige gedragslijn gevolgd te worden. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut kunnen wel worden geactiveerd (niet verplicht). Ruimte in het publieke belang zoals water, wegen en pleinen dient in een zo kort mogelijke termijn te worden afgeschreven, waarbij reserves in mindering worden gebracht en resultaatafhankelijk wordt afgeschreven.
Activa met maatschappelijk nut worden geactiveerd op basis van de bruto investering excl. BTW en er gelden voorwaarden zoals gecommuniceerde in artikel 60 BBV. Voorbereidingskredieten mogen wel worden geactiveerd. Investeringen met een gebruiksduur korter dan 3 jaar en/of een aanschafprijs lager dan €25.000 worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatierekening gebracht. De toelichting bij de balans vereist expliciet vermelding van hoe investeringen worden geactiveerd, hoe ze worden afgeschreven (methodiek) en welke reserves in mindering worden gebracht.
Activa en afschrijvingen: methoden en normen
Activa dienen op basis van de bruto investering (excl. BTW) te worden geactiveerd en afgeschreven volgens de lineaire methode, tenzij er sprake is van een componentenbenadering of een andere geaccepteerde methode in bijlage 2 van de richtlijn. De afschrijving dient onafhankelijk van het resultaat te gebeuren. De openbare ruimte met maatschappelijk nut wordt beschouwd als een uitzondering op de normale regels voor afschrijven en verdraagt zich met een stelsel dat is afgestemd op de toekomstige gebruiksduur en de componentenbenadering.
Bij afschrijving van bedrijfsmiddelen geldt: de afschrijvingstermijn is meestal de technische of economische levensduur, afhankelijk van welke langer relevant is. De bodemwaarde en WOZ-waarde bepalen de afschrijfbare basis voor bedrijfspanden; de afschrijving heeft betrekking op het gedeelte dat zakelijk wordt gebruikt. De waarde van grond mag niet worden afgeschreven. Afschrijving vindt doorgaans plaats over een periode die overeenkomt met de gebruiksduur van het activum, en de restwaarde wordt in mindering gebracht voordat de afschrijving wordt berekend.
Afbuchting en restwaarde: concrete regels
De restwaarde is de verwachte waarde aan het einde van de gebruiksduur. De lineaire afschrijving wordt berekend als (aanschafkosten - restwaarde) gedeeld door de vermoedelijke gebruiksduur. Voor bedrijven gelden maximeringen zoals 20% per jaar voor de meeste investeringen, met uitzonderingen voor goodwill (max 10% per jaar) en voor bedrijfspanden met speciale bodemwaarden. Bij onverwachte economische veroudering kunnen herwaarderingen of aanpassingen in de afschrijving plaatsvinden, maar de jaarbedragen mogen niet uitkomen boven 20% van de aanschafkosten.
Voor audiovisuele of technologische investeringen geldt dat bij een leverings- of ingebruikname moment de afschrijving direct kan starten, rekening houdend met de restwaarde en de werkelijke gebruiksduur. Onderdelen van een pand met zelfstandige levensduur kunnen afzonderlijk worden afgeschreven (koopmansgebruik) indien relevante regels zijn nageleefd. Bij onderhoud en renovatie kan soms sprake zijn van onderhoudskosten in plaats van investering; dit vereist een duidelijke vastlegging van de keuze en de onderbouwing van de redelijke uitleg.
Specifieke scenario’s en voorbeelden
Een voorbeeld is renovatie van een vloer in een gemeentelijke ruimte met maatschappelijk nut: de kosten kunnen worden geactiveerd als investeringen en in de loop van de jaren worden afgeschreven volgens een vastgesteld vervangingsschema. Als onderdeel van de publieke ruimte kan waterpartijen of riolering bijvoorbeeld ook geactiveerd worden, mits de overige voorwaarden en de BBV-regels zijn nageleefd. In de toelichting op de balans dient expliciet te worden vermeld hoe de investeringen worden geactiveerd, hoe ze worden afgeschreven (methodiek) en welke reserves in mindering worden gebracht.
Een alternatieve benadering is het toepassen van de componentenbenadering voor investeringen met maatschappelijk nut, waarbij de verschillende onderdelen van een activum (zoals installaties, leidingen en kleine componenten) afzonderlijk worden afgeschreven volgens hun specifieke levensduur. Leasen kan een alternatief zijn voor directe aanschaf; in dit geval worden leaseverplichtingen en bijbehorende rente in de balans weergegeven en geactiveerde activa blijven eigendom van de lessor totdat betaling volledig voltooid is.
Balans en toelichting
In de toelichting bij de balans dienen de passiva (bijv. kostendekkende tariefonderdelen zoals rioolrecht en afvalstoffenheffing) en de activa duidelijk te worden gepresenteerd. De gemeente Deventer hanteert een restwaarde van nul voor sommige activa, maar hierop kan een uitzondering bestaan afhankelijk van de markt en de verordeningen. Een verordening beheer vastgoed kan zijn opgenomen in de activa module; restwaarde en compensaties worden beoordeeld op basis van de marktwaarde en de geldende regelgeving.
Bij vervreemding (verkoop) van activa dienen opbrengsten als incidentele baten te worden opgenomen. De extra afschrijving bij levering kan in de exploitatie worden geboekt. Afschrijvingen dienen volgens de lineaire afschrijvingsmethode te geschieden, met goedkeuring via een B&W-nota en rekening houdend met de richtlijn die door de raad is vastgesteld.
Tabellen en bijlagen
Bijlagen bevatten onder meer afschrijvingstermijnen en de levensduurverwachtingen (bijlage 2) en de componentenbenadering (bijlage 3). In de artikelen 59-64 BBV staan de voorwaarden voor activa met maatschappelijk nut, inclusief de netto benadering en passiva die onder de waarderingsgrondslagen vallen. Een “niet uit de balans blijkende bezittingen” registratie kan vereist zijn bij specifieke gevallen zoals niet-budgettaire bijdragen of passiva.
Onder onderhoud en vernieuwing is het belangrijk te bepalen of uitgaven als investering of als onderhoud moeten worden geclassificeerd en dit tijdig en juist te documenteren. De afschrijvingsregels voor bedrijfsmiddelen en panden vormen een integraal onderdeel van de meerjarenbegroting en de kapitaallastendekking; afschrijvingen en rentetoerekening moeten doorberekend zijn in de tarieven en de structurele meerjarenbegroting.
In de praktijk kan onduidelijkheid ontstaan of kosten onderhoud of investering zijn wanneer een uitgave zowel elementen van onderhoud als verbetering bevat. Het is cruciaal een duidelijke vastlegging te hebben waarin de gekozen classificatie wordt verantwoord met redelijke toelichting. Een vloerrenovatie kan bijvoorbeeld als investering worden beschouwd als de renovatie de economische nut aanzienlijk vergroot en een meerjarig nut oplevert, waardoor activatie gerechtvaardigd is.
- Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd volgens BBV.
- Bij activatie geldt bruto investering (excl. BTW) als basis.
- Goede toelichting bij balans en vervangingsschema is vereist.
- Restwaarde en levensduur bepalen afschrijving.
- Onderhoud versus investering moet duidelijk worden vastgelegd.
Praktische samenvatting
Voor renovatie van een vloer in een publieke ruimte geldt: toon aan dat de investering maatschappelijk nut heeft en meerjarig economisch nut oplevert, activeer op basis van bruto investering en stel een vervangingsschema op. Gebruik de lineaire afschrijving conform bijlage 2, met rekening houdend met restwaarde en bodembepalingen. Houd rekening met regels omtrent bodemwaarde, WOZ-waarde, en passiva. Bij gebruik van lease of componentenbenadering kunnen afschrijvings- en renteberekeningen variëren maar blijven in de exploitatie transparant gepresenteerd.