Tip 1: Zorg voor een duidelijke planningZet direct op papier wie er verantwoordelijk zijn voor een specifiek project. Noteer vervolgens wat de rol van iedereen is in de voltooiing van het project. Communicatie is cruciaal. Zorg dat alle deelnemers aan het project elkaar kunnen bereiken wanneer nodig. Het is tevens handig om een overzicht van de gegevens van andere stakeholders te maken. Zo zorg je ervoor dat de communicatielijnen kort zijn.
Tip 2: Zorg voor betrokkenheidAlle betrokkenen van een project moeten zich verantwoordelijk voelen voor het succes van het project. Soms houdt dat ook in dat je mensen betrokken moet proberen te maken om een project succesvol te laten verlopen.
Tip 3: Onderstreep de risico’sInventariseer van tevoren duidelijk wat mogelijke risico’s zijn en hoe hiermee omgegaan kan worden. Zo wordt de kans op het ontstaan van paniek binnen een projectteam geminimaliseerd.
Tip 4: Creëer een leiderDat zorgt ervoor dat alle betrokkenen van een project scherp gehouden worden.
Tip 5: Passie is het sleutelwoordZorg ervoor dat alle deelnemers passie vinden in het project. Passie zorgt ervoor dat deelnemers gemotiveerd zijn om het project een succes te maken.
Tip 6: Zorg voor uitdagingBlijf jezelf als projectdeelnemer uitdagen. Dit betekent realistische, maar toch uitdagende doelen.
Tip 7: Zorg voor een effectieve werkstructuurEen duidelijke structuur schept duidelijkheid. Betrokkenen van een project weten waar ze aan toe zijn.
Tip 8: Evalueer altijdUiteindelijk kun je van ieder project leren. Doe dit met de hele groep zodat het een representatief beeld schept. Zo kun je je projectmanagment voor het volgende project optimaliseren.
Zelf met projectmanagement aan de slag?ExplainiT beschikt over een ruim aanbod aan Projectmanagement Trainingen. Wij kunnen als trainingsbureau medewerkers/organisaties begeleiden om projectmanagement vaardigheden te ontwikkelen. We hebben allemaal wel zo’n project op de plank liggen dat we altijd nog eens willen oppakken. Hoe zorg je ervoor dat je hier daadwerkelijk aan begint, zonder dat het “een moetje” wordt? Ironisch genoeg lag het idee voor dit artikel er al een poosje. Toch duurde het weken voor de letters op papier stonden. Geen tijd, geen inspiratie, komt later wel. Ook op mijn werk kan ik weleens tegen grote projecten aanhikken. Gelukkig ben ik niet de enige die soms de nodige hobbels moet nemen om een creatief idee uit te voeren. Speciaal voor alle ‘makers’ schreven Maarten Bruns en Maria Postema daarom het boek Maak het af - de gids naar een afgerond project (affiliate).
Het staat boordevol inzichten en tips om jouw project écht af te maken. Het stappenplan van Maarten en Maria is gericht op creatievelingen en daarmee goed toepasbaar binnen het marketing- en communicatievak. Het is een beetje een open deur, maar een goede voorbereiding is de eerste stap om van jouw project een succes te maken. Maak het eindresultaat dat je wil bereiken zo concreet mogelijk. Ga je een campagnevideo maken? Bedenk dan wie je doelgroep is en welk type video bij dit publiek past. Liever aan de slag met een podcastserie? Misschien wil je dat mensen jouw artikelen lezen of je video bekijken. Maar het kan ook zijn dat je een presentatie of pitch moet voorbereiden, waarmee je straks die nieuwe klant binnenhaalt. Een jaarverslag opleveren houdt veel meer in dan het schrijven van teksten alleen. Je haalt informatie op uit alle hoeken van de organisatie, denkt na over vormgeving en zoekt bijpassende foto’s en video’s. En wat dacht je van het structureren van al die informatie? De plek waar je werkt doet ertoe. Ga daarom voor jezelf na aan welke eisen je werkplek moet voldoen om er fijn te kunnen werken. Maak daarnaast een lijst met spullen die je nodig hebt, zoals een laptop, videocamera of de hulp van externen. En zorg voor financieel overzicht. Welke inkomsten en uitgaven heb je om je project uit te voeren? Hoeveel budget denk je nodig te hebben? En hoe ga je dat regelen? Deze stap vind ik zelf vaak de moeilijkste. Mijn agenda loopt nu eenmaal snel vol en dat zal voor jou niet heel anders zijn. Volgens Maarten en Maria is het daarom belangrijk om toegewijde tijd vrij te maken. Bepaal een vast tijdstip waarop je aan je project werkt. Op welke dag, hoe laat en hoeveel uur maakt niet uit. Gebruik positieve routines of opstartrituelen om in de juiste flow te komen. Zelf start ik een schrijfsessie het liefst met een wandeling. Laat je niet afleiden. Of gebruik een timemanagement techniek om gefocust te werken, zoals de Pomodoro-techniek. Wil je aan de slag met een project of opdracht, dan is het handig om te weten wat je al kunt en wat nog niet. Misschien is het slim om eerst nog een instructiefilmpje te kijken over videobewerking voordat je start met filmen en monteren. Pas wel op dat je jezelf niet verliest in de voorbereidingen. Wees daarnaast eerlijk over karaktertrekken die je belemmeren om je project af te ronden. En verzin manieren om die valkuilen te omzeilen. Ben je bijvoorbeeld snel afgeleid? Als je weet wat je vaardigheden zijn, kun je uitdagende en haalbare doelen voor jezelf stellen. Dat is belangrijk, want als je uitdaging in balans is met je vaardigheden, kom je in een flow. Veel creatieve makers zijn op zoek naar vrijheid. Maar wil je iets afmaken, dan heb je naast flexibiliteit ook structuur nodig. Als het goed is, heb je jouw project eerder in stukken opgeknipt en de verschillende taken inzichtelijk gemaakt. Per etappe kies je nu een of meerdere van deze taken, die je uitwerkt en afmaakt. Pas daarna ga je verder met de volgende etappe. Je kunt de etappes visueel maken om je voortgang bij te houden. Vul je etappes (vooral in het begin) niet met te veel of te ingewikkelde klussen. Juist de eerste paar keer heb je de succeservaring nodig van het afronden van een taak. Bepaal voor jezelf wanneer een taak klaar is. Knip te grote taken op. Dit kun je doen door T-shirtmaten aan je klussen te koppelen. Een redelijk kleine en eenvoudige taak krijgt de letter M. Op basis van deze ‘ijktaak’ bepaal je de grootte van je andere taken. XL- of XXL-taken kun je waarschijnlijk beter opknippen in subtaken. Als maker weet je waarschijnlijk maar al te goed dat creativiteit en inspiratie niet (altijd) zomaar op je neerdalen. Het is niet voor niets dat ik in mijn vakanties vaak de meeste inspiratie heb. Juist dan lees ik veel boeken en bezoek ik plekken die mijn creativiteit aanwakkeren. Ook rust doet wonderen voor je creativiteit. Deze tips kunnen overigens ook werken als je tijdelijk vastzit in je werk. Soms is het voldoende om met een ander te praten over je project, zodat je het geheel weer overziet of zelfs een doorbraak forceert. Simply beginnen aan een kleine, eenvoudige taak werkt ook. Bruikbare feedback helpt je om je project succesvol af te maken. Volgens Maarten en Maria kun je zulke feedback het beste ophalen met de methode ‘waarderend vragen’. Stel daarvoor open, maar concrete vragen. Dus niet: “wat vind je ervan?” Maar: “wat vind je mooi aan dit schilderij en waarom?” Laat daarbij iets concreets zien waarop je feedback wil krijgen, zoals een videoscript of de opzet van je campagneplan. Selecteer daarnaast de juiste mensen aan wie je feedback vraagt. Tot slot: je hoeft niet alle feedback klakkeloos over te nemen. Hoewel feedback negeren ook geen strak plan is. Het belangrijkste is dat je feedback duidt. Zeggen dat je project ‘af’ is, is misschien wel een van de spannendste stappen die je tijdens je maakproces zet. Want het betekent dat je niets meer aan je project gaat doen én dat anderen er een mening over kunnen hebben. Toch moet je de sprong op een gegeven moment wagen. Simpelweg omdat je project anders nooit af is. Maak van de afronding een feestelijk moment. Vier je succes voor jezelf, omdat je jouw project hebt afgemaakt. Ruim je werkplek op en maak je hoofd leeg. Zo rond je je project fysiek én mentaal af. Het afronden van projecten met strakke deadlines kan een uitdagende taak zijn voor zowel projectmanagers als teamleden. Het vereist niet alleen een uitstekende organisatie, maar ook een uitmuntende communicatie en goede timemanagementvaardigheden. Dit alles om ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt en dat de doelen worden bereikt. Het is essentieel om vanaf het begin duidelijke doelen en prioriteiten te stellen. Dit helpt je om het project op koers te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste taken en mijlpalen op tijd worden voltooid. Je voorkomt dat je tijd verliest aan onbelangrijke zaken. Een gedetailleerd tijdschema is cruciaal voor het succes van projecten met strakke deadlines. Zorg ervoor dat de planning realistisch is en voldoende ruimte biedt voor onverwachte gebeurtenissen. Houd rekening met de beschikbaarheid en de capaciteit van de teamleden en zorg ervoor dat je tijdens het project regelmatig de voortgang controleert. Communicatie is de sleutel tot succes bij elk project, vooral bij projecten met strakke deadlines. Zorg ervoor dat je open en eerlijk communiceert met de teamleden en dat zij weten wat er van hen wordt verwacht. Projectmanagementsoftware kan een onschatbare hulp zijn bij het organiseren, plannen en bijhouden van projecten, vooral bij strakke deadlines. Met behulp van deze tools kun je taken toewijzen, de voortgang bijhouden, documenten delen en samenwerken met het team. En dat allemaal vanop één centrale plek. Als projectmanager is het belangrijk om te weten wanneer je taken moet delegeren aan de teamleden. Door verantwoordelijkheden te verdelen, kun je ervoor zorgen dat het werk gelijkmatig wordt verdeeld en dat iedereen zich kan concentreren op zijn of haar sterke punten. Risicobeheer is een belangrijk aspect van projectmanagement, vooral bij projecten met strakke deadlines. Identificeer potentiële risico’s en bedreigingen in een vroeg stadium en ontwikkel strategieën om deze te mitigeren of te beheersen. Bij projecten met strakke deadlines is het belangrijk om flexibel te zijn en je aan te passen aan veranderende omstandigheden. Wees bereid om de aanpak te wijzigen en sta open voor feedback van de teamleden.
5 tips voor Advanced Project ManagementDe omvang en complexiteit van veel projecten neemt toe. In combinatie met de verdergaande ‘juridisering’ van de maatschappij en de groeiende claimcultuur, maakt de uitdaging voor projectmanagers steeds groter. Ondanks de vele ‘lessons learned’ en de beschikbare projectmanagement methodieken, leert de praktijk dat het overgrote deel van de projecten die worden uitgevoerd niet (geheel) succesvol wordt afgerond en opgeleverd. Vijf tips van Ir. Fer Tummers, programma-manager om daar verandering in te brengen.1. Accepteer geen project als je er niet tenminste enige affiniteit mee hebtAls projectmanager hoef je zeker niet een inhoudelijke expert te zijn om van je project een succes te maken. Maar puur procesmatig en op afstand managen, is voor (bijna) alle projecten onvoldoende. Als projectmanager zul je je op gepaste momenten in onderdelen van je project moeten verdiepen om te begrijpen wat er speelt en om adequaat te kunnen handelen. Een beetje affiniteit met je project is dan toch wel een minimum voorwaarde voor succes.2. Zorg voor flexibiliteit in je plannenDe alledaagse realiteit heeft ook invloed op de uitvoering van projecten. Dat vraagt om bijsturen en aanpassen van de plannen voor het project. Als er bij aanvang onvoldoende ruimte (buffers) en flexibiliteit in die plannen zit om wendbaar te kunnen zijn, is het project bij aanvang gedoemd te mislukken. ‘Everybody has a plan, until they get punched in the mouth!’.3. Geef leiding aan je projectteamAls projectmanager ben je vaak gedwongen “te roeien met de riemen die je beloofd zijn”. Je projectteam bestaat veelal uit collega’s die uit andere delen van de organisatie worden toegewezen, soms parttime. Als projectmanager moet je niet alleen je projectorganisatie inrichten (maatwerk) maar zul je ook leiding moeten geven aan dit team. Daarbij dien je niet alleen te zorgen voor resultaten en voor veiligheid in het team, je bent ook verantwoordelijk voor de conflicten en dilemma’s die ongetwijfeld zullen opduiken. Hier zul je dus mee om moeten kunnen gaan.4. Ontwikkel een vooruitziende blikDit klinkt misschien te mooi om waar te zijn, maar valt in de praktijk wel mee. Zorg dat je als projectmanager, en met je kernteam, voldoende tijd hebt om na te denken over de volgende fasen in je project. Wat wil je bereiken, wat zijn je uitdagingen en welke risico’s kun je signaleren. Een proactieve houding is absolute noodzaak om problemen vóór te zijn, zowel van de projectmanager als van zijn team.5. Vergeet je stakeholders nietUiteraard is de opdrachtgever of stuurgroep een, zoniet dé, belangrijk(st)e stakeholder voor een projectmanager. In elk project zijn er echter nog vele andere betrokkenen die beïnvloed worden door jouw project of die invloed kunnen uitoefenen op je project. Wees je als projectmanager bewust van deze stakeholders en zorg dat je de belangrijkste stakeholders tijdig en op de juiste wijze betrekt. Wil je effectiever zijn in het behalen van de beoogde projectresultaten?
1. Het aanbrengen van focus en het vaststellen van duidelijke, haalbare doelen bepaalt uiteindelijk of het project wel of niet een succes wordt. Het begint allemaal met de waaromvraag. Wat is de hoofdreden om het project op te starten? Welk probleem wil je oplossen en wat is het gewenste eindresultaat? Met een duidelijke visie zorg je dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en kun je een richting bepalen voor de projectdoelstellingen. Wees in het opstellen van de doelstellingen zo concreet en helder mogelijk. Dat doe je door ze SMART te formuleren: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. 2. Passie creëer je door realistische doelen te stellen die iedereen uitdagen. Alle projectleden moeten warm worden van wat zij doen. Zorgen dat iedereen betrokken is, begint met goede communicatie. Bijvoorbeeld het helder communiceren van het op te lossen probleem. Dat kan een mooie inspiratie zijn voor de leden om actief aan de slag te gaan. Wees duidelijk over de doelen en de voortgang, maar ook vooral over ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Verdeel belangrijke verantwoordelijkheden onder alle projectleden. 3. Een project is vaak complex en hectisch. Structuur is heel belangrijk, omdat het zorgt voor overzicht. In deze fase leg je de basis van het project vast. Wat is het probleem dat opgelost moet worden, wat is het beoogde eindresultaat en welke doelen wil je behalen? Wie moet je bij het project betrekken om het een succes te maken? Beoordeel of het project haalbaar is en probeer in te schatten wat er (financieel) nodig is om het projectresultaat te behalen. Het idee dat je in de initiatiefase hebt uitgewerkt, ga je in deze fase verder concretiseren. Welke stappen moeten er doorlopen worden om tot het eindresultaat te komen? Aan welke eisen moeten het eindresultaat en de tussenresultaten voldoen? In de ontwerpfase wordt de volledige projectstructuur vastgesteld: De projectactiviteiten binnen de verschillende stappen worden uitgewerkt en de projectleden en hun rollen worden toegewezen. Het idee voor het project ligt klaar, maar wat is er allemaal nog nodig om van start te kunnen? Heb je bijvoorbeeld nog nieuwe software nodig? Weten alle projectleden wat ze moeten doen of missen ze nog informatie? Is er voldoende tijd bij alle leden ingepland? Tijd om aan de slag te gaan volgens de gestelde planning. Tussentijds controleer je regelmatig of alles nog goed verloopt op basis van de criteria die je in de definitiefase hebt opgesteld. Zo niet, dan stuur je zo snel mogelijk bij. In de eindfase mag je een evaluatie absoluut niet overslaan, want dat is een belangrijk leermoment voor de volgende keer. In sommige gevallen loopt een project nog door als het einddoel al gerealiseerd is. Een handig hulpmiddel voor het maken van een planning voor al deze fasen is de Product Breakdown Structure (PBS): een visuele weergave van de hiërarchische structuur van je project. Bovenaan staat het projectresultaat, daaronder de componenten (tussenresultaten en projectactiviteiten) die nodig zijn om het project te laten slagen en de relaties tussen deze verschillende componenten. 4. Er zijn een aantal factoren die je tijdens de realisatiefase van het project steeds moet monitoren en beheersen om het project te laten slagen. Kwaliteit: Het projectresultaat moet voldoen aan de vooraf gestelde eisen en wensen. Informatie: Alle activiteiten moeten eenduidig worden uitgevoerd, zodat er een eenduidig resultaat wordt gerealiseerd. Projectorganisatie: Projectteams zitten lang niet allemaal bij elkaar, dus goede communicatie is essentieel. Het moet steeds helder zijn wie wat doet en beslist, hoe iedereen met elkaar moet samenwerken en zelfs hoe er wordt omgegaan met conflicten. 5. Je weet nooit helemaal precies welke beren op de weg je gaat tegenkomen tijdens het project. Je zult daarom vooraf niet volledig in detail kunnen vastleggen wat het eindresultaat zal moeten zijn en wat de precieze weg daar naartoe is. Het kan zomaar zijn dat je tussentijds plannen moet bijstellen. Het is daarom belangrijk dat je loslaat, knopen doorhakt en keuzes maakt. Vertrouw erop dat alle professionals die je hebt ingeschakeld vanuit hun eigen inzicht en deskundigheid succesvol kunnen handelen. Werken op basis van vertrouwen leidt tot meer kennisdeling, verhoogde prestaties en een betere samenwerking met meer betrokkenheid. En als er wel fouten gemaakt worden, is dat prima. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het toepassen van bovenstaande tips? Dan raden we je onze 3-daagse opleiding Projectmatig Werken binnen de Overheid aan. Hierin leer je de essentiële principes van projectmatig werken en leer je effectieve methoden en technieken toepassen waarmee je ervoor zorgt dat een project zo voorspelbaar en soepel mogelijk verloopt.
Het einde van dit hoofdstuk bespreekt ook de rol van evaluatieparadoxen en hoe je leerprocessen kunt integreren in organisaties. De evaluatieparadox: waarom we niet (willen) evaluerenZodra een project zijn afgerond, blijkt evalueren vaak lastiger dan verwacht. Veel organisaties zien evaluatie als bureaucratische rompslomp terwijl structureel evalueren juist noodzakelijk is. Evalueren om te kunnen lerenBinnen een project maak je afspraken. Zeker als de concurrentie binnen je sector fors is en het budget krap, is het scherp nakomen van die afspraken noodzakelijk. Daarnaast zie je steeds vaker dat projecten van toegevoegde waarde (effecten) moeten zijn voor het strategische doel van stakeholders. Binnen de afspraken concrete resultaten leveren is al moeilijk genoeg, maar deze nieuwen eisen maken de context nog complexer en het ‘succes’ van een project diffuser en minder makkelijk om vast te stellen. De projectevaluatie en daarmee het leren van voorgaande projecten, krijgt daardoor een nieuwe betekenis. Het is een onmisbaar instrument geworden, waarmee zowel bepaald (en aangetoond) wordt in hoeverre het projectteam succesvol is geweest, als wat de deelnemers in het project kunnen leren van ervaringen. De fundamentele vraag die echter onder het evalueren van projecten verscholen ligt is: is de organisatie wel in staat en ook bereid om te leren? Zijn we wel nieuwsgierig naar en vinden we het belangrijk om te begrijpen wat de relatie is tussen wat we gedaan hebben en de resultaten en effecten die ons dat opleverde?