Introductie In deze online helppagina's gaan we u de hoofdlijnen van het (computer)boekhouden uit leggen. Geen diepgaande verhalen over strategieën, we geven u geen tips ten aanzien van de bedrijfsvorm die u zou moeten kiezen en we leggen u niet uit hoe u zo veel mogelijk belasting bespaart - daarvoor moet u écht bij een boekhouder of accountant zijn. Boekhouden hangt nauw samen met aangifte doen: veel verenigingen, stichtingen en ondernemers houden alleen een boekhouding bij omdat ze verplicht zijn aan de fiscus opgave te doen van hun handelingen: omzetbelasting, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, en dergelijke. Voor het doen van aangifte is natuurlijk buiten boekhoudkundige kennis wél enige fiscale vaardigheid noodzakelijk. Met andere woorden: zelfs als u helemaal zelf uw boekhouding doet is het verstandig uw werk door een boekhouder of accountant te laten controleren. Indien u meer wilt weten volg dan onze training Boekhouden in e-Captain.
Op elk van die kaarten staan dan uw bezittingen en schulden gerubriceerd vermeld. Zo heeft u een kaart met Vervoermiddelen, één met Inventaris, één met uw Bankrekening, één voor de Kas, etc. Dat zijn de zogenaamde “balansrekeningen”. Daarnaast heeft u ook kaarten waarop de kosten (bijvoorbeeld loonkosten, afschrijvingskosten, huur, energie en water, telefoonkosten, et cetera) en opbrengsten (bijvoorbeeld omzet hardware, omzet software, overige omzet , et cetera.) worden genoteerd: de zogenaamde “resultaatrekeningen”. - Alle kaarten samen vormen dus samen het grootboek - Elke boeking die u verricht heeft een notering op minimaal twee van die kaarten tot gevolg: u doet dus niets anders dan het overbrengen van een bedrag van de ene kaart naar een andere. Wat u op de ene positief boekt (debet) boekt u op de andere negatief (credit).
Doel en basisprincipes van het grootboek
Op een gegeven moment heeft u dus een doos vol met grootboekkaarten en wilt u de stand van zaken opmaken. Het mooie is nu dat wanneer u de saldi van alle kaarten bij elkaar optelt u het eerste instrument te pakken heeft: de saldibalans. Als u die saldi allemaal bij elkaar optelt MOET u op nul uitkomen. Zo niet, dan heeft u ergens iets verkeerd geboekt en is de boekhouding niet in balans. We gaan er van uit dat u inderdaad op 0 uitkomt. U heeft dan bv. U ziet: het totaal van de saldi van alle grootboekrekeningen (kaarten) is nul. Een ander veelgebruikt model (en eigenlijk juister) is een splitsing in debet - en creditboekingen: de debetboekingen staan dan links onder elkaar en de creditboekingen rechts. We houden het hier zo eenvoudig mogelijk… daarbij komt nog dat in steeds meer boekhoudprogramma’s creditbedragen negatief worden geboekt - u mag het verschil debet en credit dan vergeten.
Maar we willen natuurlijk meer weten: hoe sta ik ervoor, wat zijn mijn bezittingen en schulden en hoeveel heb ik verdiend? Daarvoor maken we dus een onderscheid tussen twee typen grootboekrekeningen: balansrekeningen (bezittingen en schulden) en resultatenrekeningen (kosten en opbrengsten). In de voorgaande saldibalans zijn de regels 3, 4 en 5 resultatenrekeningen en de overige regels balansrekeningen. Hier gebeurt iets geks: een negatief resultaat is winst en een positief resultaat is verlies! Neem dat maar even voor lief en kijk hieronder hoe de balans er uit komt te zien. Hier zien we waarom de winst negatief op de balans komt: de balans moet immers “in balans” zijn. We hebben nu dus in totaal 18.000 aan bezittingen. We zijn met nul begonnen dus de winst over dit boekjaar was 18.000. Hier is dus het uiteindelijke doel van het boekhouden bereikt: we weten precies wat onze bezittingen en schulden zijn en wat we over de afgelopen periode aan winst of verlies hebben geboekt.
Winst, resultaat en eigen vermogen
En wat heb ik nu verdiend? Uiteindelijk staat er onderaan de streep een bedrag aan winst (of verlies, natuurlijk). Veel beginnende ondernemers gaan er dan van uit dat dat bedrag het besteedbare inkomen is. U voelt het al aankomen: dat is niet zo. Die winst is niet meer dan het commerciële bedrijfsresultaat. Het is de basis voor het berekenen van het inkomen. Afhankelijk van de rechts- of bedrijfsvorm moet worden bepaald wat er met het resultaat gebeurt. Bij een eenmanszaak is het eindbedrag de basis voor het opstellen van de aangifte inkomstenbelasting. Bij een vennootschap onder firma moet het resultaat eerst over de vennoten worden verdeeld. Bij een besloten vennootschap (BV) bepalen de aandeelhouders wat er met het resultaat gaat gebeuren. Zo kan van een eventuele winst een uitdeling aan de aandeelhouders worden gedaan. Kortom: met alleen een Balans en Verlies- en Winst rekening ben je er nog niet. Daar ziet u opnieuw een goede reden om uw werk uiteindelijk aan een deskundige over te dragen.
Nu gaan we eerst eens kijken of we dat verrichten van die boekingen wat eenvoudiger kunnen maken.
Boeken - Journaliseren
Wilt u dat het financieel beheer van de vereniging, stichting of ondernemer makkelijker wordt dan is het eigenlijk de bedoeling dat u uw boekhouding dagelijks bijhoudt. U verricht dagelijks boekingen: u journaliseert dagelijks. Daarom gebruiken we voor het geheel van boekingen die in een bepaalde periode zijn verricht de term journaal: een chronologische lijst van alle boekingen. Die boekingen noemen we dan ook journaalposten. U boekt dus op de rekening Computers 1.000 positief (debet), op de rekening Te vorderen omzetbelasting 190 positief (debet) en op de rekening Kas 1.190 negatief (credit). Op die manier legt u alle transacties binnen uw onderneming vast.
Het spreekt voor zich dat sommige grootboekrekeningen meer worden gebruikt dan andere. Zo zult u veel betalingen doen per kas, bank en giro. In- en verkopen op rekening komen allemaal in principe terecht op de rekeningen debiteuren en crediteuren (de termen debiteuren en crediteuren worden hierna bij de dagboeken nader besproken). Het is dus handig te boeken op een manier waarbij de gemeenschappelijke rekening niet steeds opnieuw hoeft te worden ingegeven. Daarom werken we met dagboeken. Dagboeken zijn eigenlijk kladboekjes waarin we journaalposten aanmaken. De dagboeken worden onderverdeeld in vier categorieën: inkoop, verkoop, kas/ bank/ giro en memoriaal. De eerste drie hebben een vaste “tegenrekening”, het memoriaal werkt nét een beetje anders. We gaan de dagboeken hierna nader bekijken.
Verkoop / Debiteuren
Het verkoopboek is een dagboek van het type verkoop en wordt gebruikt om de verkopen vast te leggen. En dan met name de verkopen op rekening: de verkopen waarvoor u een factuur uitreikt. Degene die de factuur van u ontvangt is vanaf dat moment een debiteur. Let op: onder “verkopen” verstaan we ook het doorbelasten van kosten e.d. - het hoeft dus niet alleen te gaan om omzet. In het verkoopboek leggen we deze boeking vast: de omzet wordt geboekt op rekening 8000 (bijv.), de debiteurenrekening is onderverdeeld in subrekeningen per debiteur, zodat u precies ziet wat u van welke debiteur te vorderen heeft. Een dagboek van het type verkoop is altijd gekoppeld aan een vaste tegenrekening.
Wellicht merkt u op dat u de omzet boekt op facturen. Die facturen worden dan in de regel door het boekhoudprogramma in een apart dagboek ondergebracht.
Inkoop / Crediteuren
Het inkoopboek is een dagboek van het type inkoop en wordt gebruikt om de inkopen vast te leggen, met name inkopen op rekening. Degene die de factuur aan u uitreikt is crediteur. Het resterende bedrag (de inkoopwaarde) moet naar rekening 7000. Ook de rekening crediteuren is onderverdeeld in subrekeningen per crediteur. Het valt u meteen op: het verkoop- en inkoopboek werken vrijwel gelijk, alleen tegenovergesteld. Ook een dagboek van het type inkoop is dus altijd gekoppeld aan een vaste tegenrekening.
Kas, bank en giro
Een dagboek van het type Kas/bank/giro is gekoppeld aan een grootboekrekening van het type kas, bank of giro. Heeft u meerdere kassen of bankrekeningen dan maakt u voor elke kas of bankrekening een grootboekrekening aan en een gekoppeld dagboek. Het boeken in deze dagboeken verschilt niet veel van het boeken in het inkoop- of verkoopboek. Bij die dagboeken is de tegenrekening de rekening debiteuren of crediteuren, bij het Bankboek is dat de grootboekrekening die u kiest (bijv. Rabobank). Omdat u hier op een crediteur boekt vult het systeem de verzamelrekening crediteuren in. Dat zorgt ervoor dat betaling en schuld in balans blijven.
Ook een dagboek van het type kas/bank/giro is dus altijd gekoppeld aan een vaste tegenrekening. Bij de uitoefening van uw vereniging, stichting of onderneming schaft u meestal ook zaken aan die langer meegaan dan het boekjaar waarin u ze koopt. De kosten van die aanschaf moeten worden verdeeld over de levensduur van de aangeschafte zaak (vaste activa). Bespreek met uw accountant wat in welk geval de beste oplossing is. Let wel: een eenmaal gekozen systeem mag u niet zonder meer tussentijds wijzigen!
Afschrijvingen en vaste activa
De aanschaf van vaste activa wordt verdeeld over meerdere jaren. De lineaire afschrijving over de economische levensduur is een gangbare methode. Het bedrag wat hieruit komt, is de afschrijving per jaar. Voorbeelden zoals dossierskasten en bedrijfswagens worden gegeven. Vaste activa en afschrijvingen beïnvloeden de balans en winst- en verliesrekening: afschrijvingen zijn kosten, maar geen directe uitgaven in die periode. De bedragen worden via de vaste activa-module van het boekhoudprogramma geboekt.
Belastingaangifte en inrichting van de administratie
Belastingaangifte Behalve het vervaardigen van overzichten waaruit u kunt opmaken wat de stand van zaken is wordt de boekhouding ook gebruikt voor het opstellen van belastingaangiften. De fiscus heeft regels opgesteld ten aanzien van omzetbelasting (en wat als voorbelasting aftrekbaar is). Neem bij twijfel contact op met uw accountant. Het inrichten van een administratie Nu u een beetje door begint te krijgen welk dagboek waarvoor wordt gebruikt, bent u toe aan de lastigste klus: het opzetten van een geheel nieuwe administratie. Bij e-Captain wordt een standaardadministratie meegeleverd die u kunt gebruiken voor uw eigen boekhouding, maar vaak moet u nog aanpassingen maken. Het is daarom verstandig u hierbij te laten bijstaan door een deskundige.
Het grootboek en dagboeken in details
Het grootboek vormt de basis van uw boekhouding: de verzameling kaarten waarop uw boekingen terechtkomen. Het grootboek wordt logisch opgebouwd; er zijn geen federale regels voor een voorgeschreven rekeningschema. U nummeren rekeningen zoals u wilt binnen grenzen en groepeert ze. Voorbeelden: activa, vlottende activa, vaste activa, liquide middelen, etc. Dagboeken komen na het aanmaken van het grootboek: inkoop, verkoop, kas/bank/giro en memoriaal. Beginbalans Een administratie begint altijd met een beginbalans. U kunt een startkapitaal inbrengen en vervolgens boeken registreren. Wat is eigen vermogen? Het eigen vermogen is de som van de waarde van bedrijfsbezittingen minus de schulden. Het staat op de balans aan de passiva-kant en wordt beïnvloed door winst of verlies, privé-opnames en privé-stortingen. De formule: Activa (Bezittingen) - Passiva (Schulden) = Eigen Vermogen. Staat op de creditzijde van de balans. Een positief eigen vermogen geeft financiële stabiliteit; een negatief eigen vermogen duidt op schulden aan de balanszijde.
De belangrijkste onderdelen van het eigen vermogen zijn onder andere: Startkapitaal, ingehouden winst of verlies, stille reserves en herwaarderingen. Hoe bereken je het eigen vermogen? Door de schulden af te trekken van de bezittingen. In de praktijk kan het eigen vermogen veranderen door winst, verlies en privé-opnames of stortingen. Belasting en eigen vermogen De manier van belasting betalen over het eigen vermogen hangt af van de rechtsvorm. Eenmanszaak en VOF betalen geen belasting over eigen vermogen zelf, maar wel over winst. BV’s betalen vennootschapsbelasting over de winst, waarna dividendbelasting volgt als er winst wordt uitgekeerd. Als privévermogen in box 3 van de inkomstenbelasting valt, kan dit indirecte belastingimplicaties hebben. Hoe versterk je het eigen vermogen? Mogelijke wegen zijn winst in het bedrijf laten, minder privé-opnames, slim investeren, subsidies of investeerders aantrekken voor BV’s. Voorbeelden en praktische consideraties worden besproken, inclusief de verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen en wat dit betekent voor financiering en rentabiliteit.
- De saldibalans controleert dat alle rekeningen in balans zijn.
- Journaalposten koppelen debet en credit bij elke boeking.
- Dagboeken zoals verkoop, inkoop, kas/bank/giro koppelen aan vaste tegenrekeningen.
- Afschrijfregels en vaste activa verduidelijken hoe kosten over meerdere jaren verdeeld worden.
- Beginbalans dient als startpunt bij de eerste boekingen.
Tot slot is het essentieel te begrijpen dat eigen vermogen een kernindicator is voor de financiële gezondheid van de onderneming. Het bepaalt mede het vermogen om leningen aan te trekken en besluiten te nemen over investeringen en dividenden. Voor wie net begint is het aan te raden om de boekhouding zo veel mogelijk uit te besteden aan een deskundige en om regelmatig tijd te investeren in het bijhouden van de administratie. De basis blijft echter hetzelfde: een evenwichtige balans, een correcte verwerking van journaalposten en duidelijke koppelingen tussen grootboekrekeningen, dagboeken en de bijbehorende tegenrekeningen.