Kantoor verbouwen: tips en stappenplan voor een slimme en stijlvolle werkomgeving

Bij Wildenberg interieurarchitectuur ontwerpen wij jouw droomkantoor.Een inspirerende werkplek waar functionaliteit en sfeer naadloos samenkomen.

Een kantoor is meer dan een verzameling werkplekken. Het is de plek waar mensen samenwerken, klanten ontvangen en zich verbonden voelen met een organisatie. Wildenberg ontwerpt kantoren die dat waarmaken. Wij brengen de routing in kaart, positioneren functies op de juiste plek en zorgen dat de uitstraling aansluit op de identiteit van de organisatie.Dat begint bij een programma van eisen. Wat heeft de organisatie nodig, nu en over vijf jaar? Wildenberg blijft betrokken van eerste schets tot oplevering. Wij maken de technische tekeningen voor de aannemer, vragen vergunningen aan waar dat nodig is en lopen wekelijkse rondes op de bouwplaats. Wij controleren of de uitvoering overeenkomt met het ontwerp en zijn het vaste aanspreekpunt voor alle uitvoerende partijen.De belangen van de opdrachtgever staan daarin centraal.

Een interieur dat past bij een organisatie ontstaat niet vanzelf. Wij starten elk kantoorproject met een uitgebreid interview over de cultuur, de werkwijze en de uitstraling van de organisatie. Wat wil je uitstralen naar klanten? Wat hebben medewerkers nodig om goed te kunnen werken?Op basis daarvan maken wij een ontwerp met materialen, kleuren en een indeling die dat verhaal vertellen. Juist bij kantoren met meerdere functies is een interieurarchitect van waarde. De uitdaging zit niet in de afzonderlijke ruimten, maar in de samenhang. Hoe leiden de routing en de indeling bezoekers en medewerkers logisch door het pand? Waar is stilte nodig en waar is samenwerking gewenst?

Wildenberg interieurarchitectuur ontwerpt de functies als één geheel. Als je bedrijf groeit, dan bestaat de kans dat je uit je kantoor groeit. Of dat nu een thuiskantoor was, een kantoorpand dat niet groot genoeg was of een plek die nog niet modern genoeg is voor alles wat je nodig hebt. Dan kan je twee dingen doen: verhuizen naar een ander kantoor óf je huidige stek verbouwen. En soms een combinatie van allebei - je nieuwe kantoor verbouwen. Wat je ook kiest: het is belangrijk dat je nieuwe kantoor is aangepast op je (toekomstige) groei.

1. Om een verbouwing (en/of een verhuizing) soepel te laten verlopen, is het belangrijk dat je bepaalde dingen goed regelt. Na onze eigen verhuizing weten we als geen ander dat sommige dingen altijd net iets anders lopen dan je vooraf verwachtte, maar het helpt enorm als je een goed beeld vormt van wat je wil en nodig hebt. Begin daarom met je wensen en eisen op papier te zetten.
2. Een valkuil bij álle verbouwingen en verhuizingen: dat je dromen groter zijn dan je budget. Om te voorkomen dat je veel meer uitgeeft dan eigenlijk verstandig en gepland is, moet je realistisch zijn over wat je te besteden hebt én rekening houden met onvoorziene kosten. Maak je financiële planning dus ruim; plan niet je hele budget vol, maar houd een buffer achter de hand. Heb je ook tijdelijke werkplekken nodig voor je personeel, eventuele vergunningen of andere randzaken?
3. Ga je voor een aannemer en eventueel verhuizers? Of is het een relatief makkelijke verbouwing en verdeel je het werk onder je personeel? Voor allebei de opties is er iets te zeggen. Houd er wel rekening mee dat je personeel maar één ding tegelijk kan doen, dus dat er op de klusdagen niet óók nog gewerkt kan worden. Is het dan financieel aantrekkelijk om het door je eigen mensen te laten doen of kan je het beter uitbesteden aan vaklui? In het tweede geval: kies voor een aannemer met ervaring in kantoorrenovaties, als je de soepelste verbouwing wil. Vraag om ervaringen van eerdere klanten en laat je adviseren over de beste materialen en oplossingen voor jóuw behoeften. Een goede aannemer zorgt ervoor dat de verbouwing binnen de afgesproken tijd en budget blijft.
4. Hoe groot of klein de verbouwing of de verhuizing ook is: je gaat er iets van merken. Zelfs als dat alleen maar bestaat uit het loskoppelen van de computers om ze op de nieuwe werkplekken te installeren. Bedenk dus goed hoe en wanneer de verbouwing je dagelijkse werkzaamheden beïnvloedt. Is het een flink project? Overweeg dan om de verbouwing in fases uit te voeren, zodat je een deel van de werkplekken en -ruimte kan blijven gebruiken. Is dat niet haalbaar? Denk dan aan alternatieve werkplekken, zoals thuiswerken of het huren van tijdelijke ruimtes of bureaus bij co-work-aanbieders.
5. Dat het er leuk uitziet, is één ding. Maar ergonomie is véél belangrijker. Een gezonde werkhouding maakt je mensen productiever en blijer: met een ergonomische werkplek krijg je namelijk voldoende mentale en fysieke herstelmomenten. En dat zorgt er weer voor dat het ziekteverzuim omlaag kan gaan.
6. Dit mes snijdt aan twee kanten: we voelen ons graag belangrijk en gezien én je krijgt waardevolle input. Uiteindelijk zijn het je mensen die in de nye kantoorruimte werken, dus het is belangrijk te weten wat zij graag willen. Vraag je medewerkers naar hun wensen en behoeften en betrek ze bij belangrijke beslissingen. Ben je tot de conclusie gekomen dat jouw ideale werkplek in een vernieuwd of ander kantoorpand huist? Laten we dan samen kijken naar wat voor jou op alle vlakken het voordeligst is. Is dat bijvoorbeeld huren of juist kopen? Samen wegen we de voors en tegens tegen elkaar af. En dan gaat die beslissing van een leien dakje. Neem je contact met ons op?

Tijdens de opstartfase van jouw bedrijf heb je al de spannende keuze gemaakt om jouw eerste kantoorruimte te huren. Echter het bedrijf is inmiddels gegroeid en dit heeft als gevolg dat het kantoor niet langer voldoet. En opnieuw sta je voor een belangrijke keuze: je kunt ervoor kiezen om met jouw bedrijf te gaan verhuizen naar een kantoor dat beter aan de huidige wensen en eisen voldoet; misschien ga je kantoorruimte huren in Amsterdam. Een andere optie is om (indien mogelijk) te groeien in het gebouw waar het bedrijf reeds gevestigd is en het kantoor te verbouwen. Een andere kantoorinrichting, verbeterde kantoorakoestiek of nieuwe interieurstijl - er zijn talloze redenen om een kantoor te verbouwen. Maar hoe pak je dit aan en waar moet je op letten?

Stappen en overwegingen bij kantoorverbouwing

1. Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom het verbouwen van het kantoor nuttig is. Dit kan zijn omdat de inrichting van het kantoor niet langer aan de hedendaagse eisen van kantoorgebruikers voldoet, of wellicht zijn er in de loop van de tijd veel medewerkers flexibel gaan werken. Het is belangrijk om je voorafgaand aan de verbouwing goed te realiseren wat je precies wilt veranderen en hoe je dit gaat bereiken.
2. Net als bij een huis, komt er bij een verbouwing van een kantoor veel kijken. Dit hangt echter helemaal van jouw plannen af. Is een herinrichting van het kantoor voldoende, dan hoef je alleen te kijken naar de nieuwe kantoormeubelen die je nodig hebt. Werkplekken, bureaustoelen, bureaulampen, planten, et cetera. Pak je het groter aan, dan moet je wellicht ook rekening houden met wanden en plafonds, vloeren, schilderwerk, raambekleding en (geluids)isolatie. Werk dit allemaal netjes uit in een verbouwplan, zodat je zeker weet dat je het overzicht behoudt. Controleer je verbouwplan ook met de (lokale) regelgeving. Het verbouwen van een monumentaal pand brengt bijvoorbeeld verschillende restricties met zich mee.
3. Een belangrijk planmatig punt: de verantwoordelijkheid van de verbouwing. Zolang niet duidelijk is wie wat gaat doen, kun je er beter niet aan beginnen. Wanneer je externe partijen bij het verbouwproces betrekt, is het belangrijk dat je ook in de planning vastlegt wie jouw contactpersonen zijn en wanneer welk bedrijf iets komt doen. Maar ook als je de verbouwing zelf uitvoert, dien je op voorhand af te spreken wie er helpt en zijn werk even neer kan leggen.
4. Opnieuw een planmatig puntje dat belangrijker wordt naarmate de verbouwplannen groter worden. Ga je enkel wat meubels verplaatsen, dan is dit geen heel problematische kwestie. Krijg je echter ook te maken met schilderwerk, verlichting en leidingwerk, dan is het belangrijk deze zaken heel goed op elkaar af te stemmen en te bepalen waar je het beste mee kunt starten.
5. Om de werkzaamheden op kantoor zo min mogelijk te verstoren, is het verstandig dat je een planning maakt. Dit doe je, wanneer van toepassing, samen met alle betrokken partijen. Samen stel je de agenda’s en werkzaamheden op elkaar af en plan je een einddatum waarop alles klaar moet zijn. Uiteraard geldt: hoe meer er moet gebeuren, des te meer risico je loopt dat er iets misgaat in de planning.
6. Bij de groei van je bedrijf horen soms ook aanpassingen binnen de kantoorruimte. Een kantoor moet niet alleen de groei van je onderneming stimuleren, maar ook voldoende ruimte bieden aan het personeel en benodigdheden. Als je letterlijk uit je kantoor groeit heb je twee mogelijkheden: je kiest ervoor om te veranderen van pand óf je gaat het huidige pand verbouwen om zo weer meer ruimte en comfort te realiseren.

Wil je jouw kantoor aanpassen op (toekomstige) groei en ben je van plan om deze te verbouwen? Maak dan gebruik van de volgende tips. Stel een duidelijk plan op Ten eerste is het belangrijk dat je weet wat er nodig is. Voor hoeveel medewerkers moet je bijvoorbeeld een plekje creëren op kantoor? Wat verwacht je in de toekomst? Welke faciliteiten zijn belangrijk en welke technologische behoeften zijn er om het werkcomfort en de productiviteit te verhogen? Wees je ook bewust met de duurzaamheid van het pand. Als je toch al aan het verbouwen bent kan je hier ook direct werk van maken. Duurzaam ondernemen is de afgelopen jaren immers steeds belangrijker geworden. Jij kunt hier je steentje aan bijdragen en bent dat in veel gevallen zelfs ook verplicht. Dit kunnen bijvoorbeeld al simpele dingen zijn, zoals het vervangen van traditionele verlichting voor een 60x60 led paneel. Hiermee verbruik je veel minder elektriciteit en het biedt voldoende licht voor een grotere ruimte. Dergelijke simpele dingen hoeven niet veel te kosten, maar zijn zeker van toegevoegde waarde bij deze verbouwing. Houd tijdens het opstellen van een plan uiteraard ook rekening met de bijkomende kosten. Het plan moet wel realistisch zijn. Bespreek daarom goed hoeveel je kunt besteden (eventueel in samenspraak met een boekhouder) en maak op basis daarvan een plan. Geheel zelf doen of uitbesteden? Als je zelf nogal handig bent is het zonde om alles uit te besteden aan een bouwbedrijf. Waarom zou je? Het is immers in de meeste gevallen goedkoper om het zelf te doen. Als je het dan ook nog eens heel leuk vindt om zelf te klussen spreken we uiteraard van een win-win situatie. Bezet echter wel dat verbouwen veel tijd kost. Dit is natuurlijk ook afhankelijk van wat er gedaan moet worden, maar reken toch al snel op enkele weken extra werk. Bovendien moet dit naast je gewone werkzaamheden en leven thuis worden gedaan. Neem niet teveel op je bordje. Het is niet de bedoeling dat je door de verbouwing nog maar half werk voor je klanten kan leveren. Wees daarom heel kritisch in de taken die je zelf kunt oppakken en wat je toch better kunt uitbesteden. Bepaalde aspecten van de verbouwing uitbesteden zorgt voor een sneller verloop en minder stress. Bedenk ook goed dat sommige verbouwingen om meer kennis en ervaring vragen. Een led paneel 60x60 kan je bijvoorbeeld misschien wel zelf ophangen, maar een geheel nieuwe groep in de groepenkast installeren is toch andere koek. Schilderen is ook iets wat je zelf kunt doen, stucen daarentegen kan je beter overlaten aan een vakman. Je wilt een fijne werkomgeving voor je personeel. Een omgeving waar medewerkers zich thuis en veilig voelen. Een omgeving waar hard wordt gewerkt maar waar ook ruimte is voor ontspanning. Een kantoor waar ruimtes op de juiste manier worden benut en gebruikt. Want een prettige werkomgeving komt tenslotte de productiviteit ten goede.

Is jouw kantoor verouderd of sluit het niet meer aan bij de huidige manier van werken? Wij pakken jouw kantoorrenovatie graag grondig aan. Tijdens het verbouwen van jouw kantoor wil je het liefst dat ‘de winkel’ open blijft. Daarom maken wij als aannemer samen met jou een goed doordacht verbouwingsplan en gaan we voor een gestructureerde aanpak. Een goede voorbereiding is het halve werk en dat is met project ‘kantoor verbouwen’ niet anders. Door vooraf allerlei zaken goed te inventariseren voorkom je ‘verrassingen’ tijdens de verbouwing. Denk hierbij aan brandveiligheid en eventueel achterstallig onderhoud van jouw kantoor. Een technische tekening van het gebouw is ook van grote waarde, zo zien wij hoe technische installaties in het verleden zijn aangebracht. Een kantoorrenovatie is ook hét moment om kritisch te kijken naar het energielabel van jouw pand. Zijn er mogelijkheden om te verduurzamen?

Bij een grootschalige kantoor verbouwing betrekken wij in de ontwerpfase onze architect bij het project. Tijdens de voorbereiding bepalen we samen of het mogelijk is om tijdens de verbouwing de werkzaamheden van medewerkers op het kantoor voort te zetten. Dit is afhankelijk van de grootte en aard van de verbouwing. Mocht doorwerken niet mogelijk zijn dan verhuizen jullie tijdelijk naar een ander pand, of maken medewerkers gebruik van een flexibele bedrijfsunit op het terrein. De inrichting van een ideale werkomgeving is in de afgelopen jaren flink veranderd. Een kantoor verbouwen gaat nooit onopgemerkt voorbij. Maar door medewerkers vanaf moment één te betrekken bij de verbouwing zal er minder weerstand zijn tegen eventuele overlast. Iedereen weet wat en waarom er zaken gebeuren. Betrek (een deel van) jouw medewerkers dus al bij de ontwerpfase. Hoe ervaren zij de huidige ruimte? Wat zijn hun behoeften? Waar zien zij mogelijkheden? Hebben zij behoefte aan een vaste werkplek of willen zij graag flexibele werkplekken hebben?

Ben jij de eigenaar van je jouw kantoorpand dan bepaal jij zelf wat er gebeurd. Maar huur jij een kantoorruimte en wil je je kantoor verbouwen dan ben je afhankelijk van de verhuurder. De eigenaar van het pand moet altijd toestemming geven voor de verbouwing. Als het gebouw door de verbouwing blijvende schade oploopt of het pand wordt minder waard dan kan de eigenaar weigeren om toestemming te geven. Maar wordt het pand meer waard en is het een waardevolle investering dan werkt de verhuurder waarschijnlijk graag mee. Vervolgens komt de vraag, wie gaat deze kantoor verbouwing betalen? Afhankelijk van de aard van de verbouwing zal de verhuurder een gedeelte of de gehele kosten voor zijn rekening nemen.

Fraanje is een aannemer en bouwbedrijf werkzaam in Zuid-West Nederland. Wij realiseren zelfstandig bouwprojecten voor zowel zakelijke als particuliere opdrachtgevers. Onze vakmensen hebben een grote betrokkenheid bij iedere project. Of het nu gaat om nieuwbouw of een verbouwing, we denken proactief mee. Wij vinden dat de gebouwde omgeving altijd veiliger, gezonder en duurzamer kan. We hebben een samenwerking met vaste partijen zodat we snel kunnen schakelen. Meer weten over onze manier van werken en wat wij voor jou kunnen betekenen als het gaat om een kantoorrenovatie?

Willen jullie het kantoor verbouwen of bedrijfspand renoveren? Of juist een geheel nieuw ontwerp neerzetten? Het verbouwen of renoveren van een zakelijke ruimte kan een uitdagende, maar uiteindelijk hele nuttige en leuke taak zijn. Een gedetailleerd plan mag niet ontbreken bij een succesvolle verbouwing of renovatie van een kantoor of bedrijfspand. Begin met het uitwerken van de doelstellingen en behoeften voor de ruimte. Maak vervolgens een gedetailleerd plan waarin de aspecten van de kantoor verbouwing of bedrijfsrenovatie worden vastgelegd. Denk aan budget, tijdlijnen, ontwerpelementen en benodigde materialen.

< tagimg>Foto van een modern kantoor met open ruimten

Praktische aandachtspunten: afval, duurzaamheid en samenwerking

Het kiezen van de juiste aannemer is cruciaal voor een succesvolle verbouwing of renovatie van een kantoor of bedrijfspand. Doe grondig onderzoek en vraag om aanbevelingen om een aannemer te vinden die ervaring heeft met soortgelijke projecten en betrouwbaar is. Het gebruik van een bouwafval container en puincontainer speelt bij een renovatie of verbouwing een cruciale rol. Door het plaatsen van de juiste containers op strategische locaties, zorg je ervoor dat puin en bouwafval gemakkelijk kunnen worden afgevoerd. Regelmatige lediging en correcte scheiding van verschillende soorten afval van een puincontainer draagt bij aan een georganiseerde en milieuvriendelijke afvoer van afval. Bij het verbouwen of renoveren van een kantoor of bedrijfspand is het belangrijk om aandacht te besteden aan duurzaamheid. Naast het inzetten van bouwafval containers kun je ook kiezen voor duurzame bouwmaterialen en energie-efficiënte systemen, die de impact op het milieu verminderen en de operationele kosten op lange termijn verlagen.

Tijdens de voorbereiding bepalen we samen of het mogelijk is om tijdens de verbouwing de werkzaamheden van medewerkers op het kantoor voort te zetten. Dit is afhankelijk van de grootte en aard van de verbouwing. Mocht doorwerken niet mogelijk zijn dan verhuizen jullie tijdelijk naar een ander pand, of maken medewerkers gebruik van een flexibele bedrijfsunit op het terrein. De inrichting van een ideale werkomgeving is in de afgelopen jaren flink veranderd. Een kantoor verbouwen gaat nooit onopgemerkt voorbij. Maar door medewerkers vanaf moment één te betrekken bij de verbouwing zal er minder weerstand zijn tegen eventuele overlast. Iedereen weet wat en waarom er zaken gebeuren. Betrek (een deel van) jouw medewerkers dus al bij de ontwerpfase. Hoe ervaren zij de huidige ruimte? Wat zijn hun behoeften? Waar zien zij mogelijkheden? Hebben zij behoefte aan een vaste werkplek of willen zij graag flexibele werkplekken hebben?

Boxss biedt hiervoor oplossingen zoals archiefopslag en tijdelijke opslag tijdens verbouwingen. BOXSS helpt je hiermee, dus lees verder. BOXSS biedt ook mogelijkheden voor archiefopslag, zodat belangrijke papieren veilig zijn opgeslagen.

tags: #kantoor #verbouwen #oss