In Nederland is het factureren van onkosten aan klanten ingewikkelder dan alleen een regel toevoegen aan je factuur. Het verschil tussen het doorbelasten van kosten in je dienstverlening en het doorberekenen van kosten van derden, vaak ‘disbursement’ genoemd, kan bepalen of je belasting over de toegevoegde waarde (btw) moet betalen. Daarom is het belangrijk om dit goed te doen, zowel voor je cashflow als voor de compliance van de regels. Wat zijn doorbelaste kosten in het Nederlandse bedrijfsleven?
Als je aan projecten voor klanten werkt, betaal je vaak voor reiskosten, materialen, honoraria of zelfs de catering bij een lancering. Later factureer je die kosten aan de klant. In Nederlandse btw-terminologie wordt dat doorberekenen of doorberekenen van btw-kosten genoemd. Om btw correct te beheren, moet je weten of je die kosten in je eigen dienst opneemt of doorberekent. De Nederlandse belastingregels maken onderscheid tussen deze twee situaties:
Kostendoorberekening: Dit is wanneer je goederen of diensten voor je bedrijf koopt en vervolgens een deel of het geheel van die uitgaven aan iemand anders in rekening brengt. Denk aan verf en kwasten voor een muurschildering, je kilometers om naar het kantoor van een klant te rijden of het juridisch advies dat je inhuurt. De uitgaven zijn van jou en je verhaalt ze op je klant.
Doorlopende post: Dit is wanneer je puur als tussenpersoon optreedt. Je betaalt een factuur van een derde partij in naam van je klant en vraagt precies datzelfde bedrag terug. Je levert zelf geen dienst, dus val je buiten het btw-stelsel.
Dit onderscheid is belangrijk, want het doorberekenen van kosten is geen belastbare levering. Btw is alleen van toepassing als de kosten verband houden met je eigen werk. Wanneer breng je btw in rekening over doorbelaste kosten?
In Nederland zijn de richtlijnen duidelijk. Als een kostenpost deel uitmaakt van je eigen belastbare dienst, is deze btwplichtig. Als je alleen maar een factuur namens je klant doorstuurt, is dat niet het geval. Hieronder volgt een omschrijving van elke categorie.
Kosten die voortvloeien uit je hoofddienst Beschouw je factuur als één pakket. Als je service wordt belast tegen 21%, dan worden de kosten voor reizen en materialen die je doorberekent ook belast tegen 21%, zelfs als die posten oorspronkelijk tegen een ander tarief zijn gekocht. Je kunt dan de btw die je over deze kosten hebt betaald, terugvragen in je eigen aangifte.
Kosten die je doorberekent Soms betaal je gewoon een factuur van een derde partij voor je klant en vraag je om terugstorting. In de Nederlandse btw-wetgeving worden deze kosten ‘doorlopende posten’ of ‘doorbelaste artikelen’ genoemd. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je aan twee voorwaarden voldoen: De betaling wordt gedaan op naam van je klant en voor zijn rekening. Je klant vergoedt je het exacte bedrag dat je hebt betaald. Als de kosten in aanmerking komen, valt het bedrag buiten je belastbare omzet. Je brengt er geen btw over in rekening en je vraagt geen btw terug. Typische voorbeelden zijn griffierechten die door advocaten worden voorgeschoten, overheidsheffingen en andere kosten waarbij de naam van de klant op de originele factuur staat.
Het juiste onderscheid maken Misverstanden ontstaan wanneer bedrijven een uitgave behandelen als een doorberekende kostenpost, terwijl deze in werkelijkheid deel uitmaakt van hun eigen diensten, of vice versa. Twee veelgemaakte fouten zijn: Het btw-tarief van de factuur van de leverancier toepassen in plaats van het tarief van je eigen dienst; Vergeten dat zelfs niet-aftrekbare posten moeten worden doorberekend als onderdeel van je belastbare omzet. De veiligste aanpak is om jezelf af te vragen of de kosten betrekking hebben op werk dat je voor de klant doet. Als het antwoord ja is, volgt de btw-behandeling van dat werk.
Hoe factureer je doorberekende kosten op de juiste manier? Door deze best practices te volgen, blijf je compliant wanneer je onkosten factureert en maak je het leven van je klant gemakkelijker: Wees transparant: vermeld elke door berekende kostenpost op een aparte regel met een duidelijke omschrijving. Voeg kopieën van ontvangstbewijzen of facturen van leveranciers toe. Als een kostenpost in aanmerking komt voor doorberekening, vermeld dit dan en noteer dat deze namens je klant wordt gefactureerd. Gebruik het juiste btw-tarief: Pas hetzelfde tarief toe dat je voor je hoofddienst in rekening brengt. Als je factuur zowel belastbare als vrijgestelde posten bevat, scheid deze dan zodat elk deel correct wordt behandeld. Leg voor vrijgestelde doorberekende kosten de reden uit (bijvoorbeeld een verzekeringspremie). Spreek vooraf kosten af: Overleg met je klant voordat je aanzienlijke kosten maakt. Zet je afspraken in het contract of de opdrachtbevestiging, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Vertel je klant of je een opslag toevoegt of het door jou betaalde bedrag doorberekent. Bewaar je papieren: Bewaar ontvangstbewijzen, facturen en aantekeningen die elke uitgave aan het project koppelen. Een goede administratie ondersteunt je btw-aftrek en helpt aantonen dat doorberekende kosten geen deel uitmaken van je omzet. Houd rekening met regels voor grensoverschrijdende transacties: Als je kosten doorberekent aan klanten in de EU, moet je mogelijk gebruikmaken van het verleggingsmechanisme en vreemde valuta omrekenen.
Welke fouten moeten bedrijven vermijden? Zelfs ervaren bedrijven kunnen fouten maken met btw wanneer ze kosten doorberekenen. Let op deze valkuilen: Een kostenpost verkeerd classificeren: Als je een dienst levert, moet je btw in rekening brengen. Als je een factuur van een derde partij doorstuurt, hoef je dat niet te doen. Het verkeerde tarief toepassen: Het btw-tarief dat je klant betaalt, is niet hetzelfde als het tarief dat je aan je leverancier hebt betaald. Kosten die verband houden met je dienst, vallen onder het tarief van je dienst, ongeacht het tarief op het ontvangstbewijs. Voorbelasting over het hoofd zien: Als een kostenpost deel uitmaakt van je belastbare dienst, kun je de btw die je hebt betaald terugvragen. Als je dit vergeet, laat je geld liggen. Sectorspecifieke vrijstellingen negeren: Onderwijs, gezondheidszorg en financiële diensten zijn vrijgesteld van btw. Breng btw in rekening waar dat van toepassing is, en laat het achterwege wanneer dat niet het geval is. Slechte documentatie: Vage facturen en ontbrekende ontvangstbewijzen kunnen voor problemen zorgen. Houd een gedetailleerde administratie bij en stuur meteen creditnota's als je een fout ontdekt.
Veelgestelde vragen: btw op doorberekende kosten Als je uitzoekt hoe je btw moet toepassen op doorberekende kosten, komen er vaak bepaalde vragen bij je op. Hier is wat je moet weten. Hoe determineer ik het juiste btw-tarief? Kijk naar het tarief dat je gebruikt voor je kernactiviteiten. Als je een architect bent die 21% in rekening brengt, worden je reis- en softwarekosten ook belast tegen 21%. Alleen kosten die verband houden met vrijgestelde diensten, zoals verzekeringen, zijn btw-vrij. Kan ik btw terugvragen over kosten die ik doorbereken? Ja, zolang die kosten deel uitmaken van je belastbare dienst. Je trekt de btw die je hebt betaald af, voegt btw toe aan je factuur en betaalt het verschil aan het belastingkantoor. Als de kosten niet aftrekbaar of vrijgesteld zijn, kun je ze niet terugvragen en moet je het volledige bedrag opnemen. Hoe zit het met EU-klanten? Voor zakelijke klanten in andere EU-landen geldt meestal de verleggingsregeling. In plaats van Nederlandse btw toe te voegen, moet je factuur zowel btw-nummers als een vermelding bevatten dat de klant de belasting moet afdragen. Verandert er iets door de kleinschaligheidsregeling (KOR)? Als je deelneemt aan de KOR, reken je geen btw en kun je geen voorbelasting terugvragen. Je geeft gewoon het brutobedrag door. Kijk of het zin heeft om in de KOR te blijven als je vaak grote uitgaven doorberekent. Kun je verschillende btw-behandelingen op één factuur zetten? Zeker. Scheid gewoon elke categorie: belastbare diensten tegen hun tarieven, vrijgestelde kosten met korte uitleg en doorberekende posten tegen kostprijs. Hoe Stripe Tax kan helpen. Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop te klikken in het Stripe-dashboard of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken. Stripe Tax helpt je bij het volgende: Weten waar je je moet registreren en belasting moet innen: zien waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land of nieuwe Amerikaanse staat inschakelen. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting. Of voeg deze functie toe met één klik op de knop in de Stripe Dashboard. Je registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een simpel proces waarbij de aanvraaggegevens al zijn ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je makkelijker aan de lokale regels voldoet. Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de juiste hoeveelheid verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen. Verminderde last: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en op tijd zijn.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je bepaalde kosten mag doorbelasten, zoals kosten voor openbaar vervoer of andere kosten, let dan op het (door)berekenen van de btw. Je zet de kosten zonder btw op de factuur aan je opdrachtgever: dan is het onderdeel van je normale omzet. Je stuurt de factuur en kopieën van de bonnen als verantwoording van kosten aan je opdrachtgever. Je bewaart de bonnen in je eigen originele administratie. LET OP Het is dus niet de bedoeling dat je de prijs inclusief btw doorbelast én de btw terugvordert bij de Belastingdienst. Als ondernemer is het mogelijk om de kosten voor het openbaar vervoer op te voeren. In de prijs van vervoersbewijzen in het openbaar vervoer en taxibonnen zit 9% btw, ook al staat dit er niet op. Je kunt, als je kunt bewijzen dat het een zakelijke rit is geweest, deze kosten terugvorderen bij de Belastingdienst. Ook als je een ov-chipkaart oplaadt, kun je btw terugvorderen. Hiervoor moet je echter wel een persoonlijke kaart hebben (geen anonieme) waarop je naam, geboortedatum en pasfoto staan. Daarnaast moet je ook een account hebben op www.ov-chipkaart.nl. Je kunt dan zelf ieder jaar een jaaroverzicht uitprinten en bewaren voor de Belastingdienst. Fiscale hulp nodig? Als je zakelijke ritten hebt gemaakt met je auto kun je een kilometervergoeding overeenkomen met je opdrachtgever. De vergoeding draagt bij aan je omzet: hierover moet je dan ook btw en inkomstenbelasting betalen. Normaal gesproken kun je dezelfde vergoeding hanteren als een werkgever belastingvrij aan een werknemer mag betalen bij zakelijke ritten. TIP Hoe zit het met de reiskosten als je een auto gebruikt? Verstuur je iets naar jouw opdrachtgever? Je bent verplicht om btw te heffen over portokosten/verzendkosten, ondanks het feit dat er volgens de Postwet geen btw wordt geheven over postzegels. Ga je met een klant iets eten of drinken? Dan ligt het eraan of je de btw wel of niet mag aftrekken. Je mag de btw niet aftrekken als je eet of drinkt in een horecagelegenheid of als je het door een cateraar laat verzorgen in een afgehuurde ruimte bijvoorbeeld. TIP Meer weten over ondernemen en btw? Het is vanzelfsprekend dat de goederen en diensten die je hebt geleverd op de factuur komen te staan voor je klant. Zorg ervoor dat je afspraken maakt over wat je precies levert en de hoeveelheid. Daarnaast kun je ook afspraken maken met je klant over andere kosten die je doorbelast. Zorg ervoor dat je alles goed van tevoren bespreekt met een klant. Heb je met een klant afgesproken welke kosten worden vergoedt? Dan moet je de kosten ook nog correct op de factuur zetten. In principe moeten alle kosten die je maakt, worden belast met btw. Alle kosten zoals telefoonkosten, lunchkosten en reiskosten maken deel uit van je prestatie. Het btw-tarief dat je hierop toepast is het tarief dat je voor je eigen leveringen of diensten ook gebruikt. Heb je te maken met verschillende btw-tarieven op één factuur? Dan bereken je over de doorbelaste kosten het hoogste tarief. Boek de kosten die je maakt als zakelijke uitgaven en vraag de btw terug bij de aangifte. Bereken het btw-tarief dat voor jouw producten/diensten geldt ook over deze kosten. Betaalt de klant 21% btw over jouw dienst of product? Dan geldt dit ook voor de doorbelaste uitgave. Stuur een kopie van de oorspronkelijke bon (of factuur) mee met jouw factuur. Let op: Van sommige kosten mag je de btw niet aftrekken. Bij uitgaven in de horeca bijvoorbeeld. Boek de kosten in als zakelijke uitgave. Je krijgt hier geen btw van terug omdat je geen btw-aangifte doet. Stuur een kopie van de oorspronkelijke bon (of factuur) mee met jouw factuur. Je mag eigenlijk alles wat je vooraf hebt afgesproken doorbelasten aan je klant. Van geleverde diensten en goederen tot bijkomende kosten zoals reiskosten of materiaal. Kun je zelf de btw-aftrekken van je kosten? Dan komen de kosten exclusief btw op de factuur met het btw-tarief dat je zelf hanteert over je eigen geleverde diensten/goederen. Kun je zelf geen btw terugvragen, dan zet je de kosten inclusief btw op de factuur om de gehele kosten te dekken. Goede communicatie en duidelijke afspraken zijn de sleutel voor een nette en transparante factuur. Doorbelasten van kosten. Weet jij of je btw in rekening moet brengen over een kostendoorbelasting? Mag je de btw aftrekken? En wat zijn de gevolgen als je een foute ‘keuze’ maakt? Als ondernemer kun je kosten doorbelasten aan je klanten of aan een van jouw deelnemingen. Bij een kostendoorberekening breng je gemaakte externe kosten helemaal óf gedeeltelijk in rekening aan ondernemer B. Voorbeeld van een kostendoorberekening: Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht. Deze kosten zijn niet voor holding A bedoeld, maar voor dochtermaatschappij B. Holding A berekent deze kosten daarom door aan B. Holding A verricht geen prestatie voor B. Voorbeeld van een kostendoorbelasting: Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht voor een uitgebreide btw-scan van de groep. Holding A vindt dat een deel van de advieskosten voor rekening van dochtermaatschappij B moet komen en belast een deel van de advieskosten door, inclusief een vergoeding voor de ingezette uren. Het doorbelasten van kosten werd lange tijd gezien als een vergoeding voor een prestatie. Een tip: ga altijd na of de doorbelasting de betaling vormt voor een verrichte prestatie én wat deze prestatie concreet inhoudt. De afspraken die je maakt met je (gelieerde) afnemers zijn erg belangrijk. Een zuivere kostendoorberekening is niet belast met btw omdat daar simpelweg geen prestatie tegenover staat. Soms mag je btw in rekening brengen, op basis van een goedkeurend besluit van de staatssecretaris, maar dat is niet het uitgangspunt. Probleem 1 Vermeld je ten onrechte btw op een verkoopfactuur, bijvoorbeeld bij een kostendoorberekening? Dan ben je deze btw op grond van de wet toch verschuldigd. Probleem 2 De factuurontvanger betaalt de btw onterecht en mag deze btw niet aftrekken. Ben je te laat? Dan moet je eerst in overleg met je adviseur en daarna de Belastingdienst om de btw terug te krijgen. Voorkom dit soort situaties zoveel mogelijk. Betaalt ondernemer B de € 1000 btw onterecht? De btw vormt dan een meervoudige kostenpost: jij én ondernemer B kunnen de btw niet terugvragen. Veel ondernemers lopen in de praktijk risico op discussie met de Belastingdienst. Let daarom scherp op je facturen. Belasting op kosten doorbelasten: Aan wie belast je kosten door? Wat is de tegenprestatie voor de doorbelasting? Is er wel een tegenprestatie? Welke afspraken heb je gemaakt over de doorbelasting? Ontvangt jouw organisatie facturen met btw voor de kostendoorbelasting? Wat is de invloed van btw op kosten die je maakt die je zonder btw moet doorbelasten? Er zijn verschillende verschijningsvormen van kostendoorbelasting en meerdere scenario’s zijn mogelijk. Laat daarom regelmatig beoordelen of jouw organisatie btw-voordelen kan benutten en risico’s kan beperken bij kostendoorbelastingen.
tags: #renovatie #service #kosten #doorrekenen