Of je nu een boodschap wilt benadrukken, een persoonlijk tintje wilt geven of de ontvanger wilt prikkelen tot actie, een PS doet vaak wonderen.
De afkorting “PS” staat voor post scriptum, Latijn voor “naschrift”.
Vroeger, toen brieven nog met de hand werden geschreven, gebruikte je een PS om iets toe te voegen wat je vergeten was.
Een PS zet je pas ná je groet en handtekening.
Een voorbeeld zegt vaak meer dan wat losse zinnen.
Ik hoop dat u een fijne maandag heeft.
Hierbij ontvangt u het rapport over de verkoop van product X in de periode maart tot en met mei.
We zien een stijging van 10% in online aankopen, maar ook een daling van 23% in fysieke verkopen.
Hierbij stuur ik je de conceptplanning voor het event van volgende maand.
Een PS hoeft niet saai te zijn.
“PS: De sprintplanning staat klaar.”
“PS: Dank voor je snelle actie gisteren.”
“PS: Veel plezier dit weekend!”
Alles daartussen wordt sneller gescand of zelfs overgeslagen.
“PS: Vergeet je niet aan te melden?”
“PS: Heb je vragen?”
Ook P.S. met puntjes wordt nog gebruikt, vooral in formele of klassieke context.
Nog zeldzamer is PSS (post super scriptum), dat taalkundig wel klopt maar door veel lezers wordt gezien als een spelfout.
Bijvoorbeeld: PS: Vergeet je niet aan te melden voor de training.
Je komt het vast op twee manieren tegen: PS en P.S..
PS -> zie je tegenwoordig het vaakst.
P.S. -> is de klassieke variant.
Deze werd vroeger standaard gebruikt in brieven en komt formeler over.
In Engelstalige landen zie je nog steeds vaak P.S.
Wil je formeel of traditioneel overkomen (bijvoorbeeld bij officiële brieven of correspondentie in meer formele sectoren), dan kan P.S.
Beperk je je tot één korte gedachte (max. Het trekt de aandacht, blijft beter hangen bij de lezer en geeft je bericht een persoonlijke noot.
Meer schrijftips nodig? Het betekent “geschreven na”.
Gebruik het om relevante informatie op te schrijven die je niet natuurlijk in je bericht kon opnemen.
Maar zorg ervoor dat de toon van je PS overeenkomt met wat eraan voorafging.
Maar ze volgen allemaal hetzelfde principe: iets toevoegen aan je bericht.
Janssen,Ik hoop dat u een goede maandag heeft.
Ik stuur u het rapport over de verkoop van product X van maart tot mei.
We hebben een stijging van 10% in online aankopen gezien, maar een daling van 23% in fysieke verkopen.
Overdrijven kan averechts werken.
Je kunt je bericht eindigen met een beloning voor mensen die op een link klikken of een product kopen.
Je kunt iets gebruiken als “PS: Ik hoop dat je niet te moe bent van het vieren van de overwinning van Barcelona gisteravond”.
Misschien wil je het direct na de alinea plaatsen waarop het betrekking heeft, maar dat is niet aan te raden.
Het zou de flow van je tekst breken.
Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief.
Er zijn verschillende manieren om brieven op te maken en in te delen.
- Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt.
- Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde.
- Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd.
Let wel op dat de lijst niet te lang wordt.
- Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde.
- Zet toevoegingen als PERSOONLIJK, SPOED, VERTROUWELIJK of AANTEKENEN in hoofdletters boven het adres.
Tussen deze aanduidingen en het adres komt een regel wit.
- Voor de naam van de geadresseerde kan T.a.v. (met hoofdletter) worden ingevoegd, maar dat is niet per se nodig.
- Als u weet dat de geadresseerde als man of als vrouw aangeschreven wil worden, kan de heer of mevrouw worden vermeld in de adressering.
Daarna komen eventuele academische titels, de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, bijvoorbeeld: De heer Marco Vinks, Mevrouw dr. F. Yilmaz.
Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, kan in de adressering volstaan worden met de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, voorafgegaan door eventuele academische titels, bijvoorbeeld: Prof. dr.
-Tussen de postcode en de plaatsnaam staan in Nederlandse brieven twee spaties.
De plaatsnaam is helemaal in hoofdletters als de brief in een vensterenveloppe verstuurd wordt.
Mevrouw dr. A. Verschoor / dr. A. T.a.v.
- Na het adres volgt opnieuw een witregel. Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam (Den Haag, 14 juli 2023).
- Op voorgedrukt briefpapier van bedrijven staat vaak ook Uw kenmerk en Ons kenmerk.
Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: of Betreft: worden gebruikt.
Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt.
Daarna volgt een korte aanduiding van het onderwerp van de brief.
- Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk.
Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten.
Beste en Dag zijn minder formeel en plechtig.
Zeker Beste is heel gebruikelijk in de aanhef.
In zeer formele situaties kunt u nog formuleringen als Weledelgeleerde gebruiken, maar erg gebruikelijk zijn die niet meer.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte.
- Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Als de achternaam wordt vermeld in de aanhef, kan die worden voorafgegaan door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, of door mevrouw of heer/meneer, als bekend is dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden, bijvoorbeeld: Geachte R. Vos, Beste Nadia Hassani, Beste mevrouw De Geest, Dag meneer Vinks.
Ook de combinatie van mevrouw of heer met de voorletter(s) en achternaam van de geadresseerde is mogelijk, bijvoorbeeld Geachte mevrouw S. Vinks.
Minderjarigen of mensen die u persoonlijk kent, kunt u aanspreken met de voornaam, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
- Als de naam van de geadresseerde niet bekend is, kunt u een rolbenaming vermelden in de aanhef.
- Zorg voor een duidelijke indeling van de brief.
- Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als ‘Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik’. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd.
- Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzovoort]. Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de achternaam van de persoon die tekent.
- Voor of achter uw naam kunt u Mevrouw of De heer toevoegen. Zo maakt u duidelijk hoe u aangesproken wilt worden.
- Bijvoorbeeld: An Vinks (mevrouw); de heer Osman Yilmaz.
- Een andere mogelijkheid is om in de ondertekening de voornaamwoorden te vermelden waarmee u aangeduid wilt worden.
Ook dat is een manier om duidelijk te maken dat u als vrouw, man, of anders aangesproken wilt worden.
- Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de persoon die de brief schrijft, kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan.
- Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst.
- Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n).
Mevrouw I.F. In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen.
Kopie aan: G. Professioneel communiceren (2004), p. 31-33; Schrijfwijzer (2020), p. 78-89; Vraagbaak Nederlands (2016), p.
In deze blog lees je hoe je een zakelijke brief schrijft die piekfijn in orde is.
Maar soms wil of moet je een zakelijke brief versturen.
Bijvoorbeeld voor een officiële mededeling namens je organisatie.
In beide gevallen wil je uiteraard wel dat deze brief voldoet aan de formele kenmerken die daarvoor gelden.
In deze blog lees je hoe je ervoor zorgt dat je formele brief piekfijn in orde is!
Deze blog gaat vooral over de onderdelen die in een formele brief niet mogen ontbreken.
Wil je tips over de manier waarop je een zakelijke brief zo klantgericht mogelijk schrijft? Lees dan onze blog Hoe schrijf je een klantgerichte brief?
Denk na!
De opbouw van je zakelijke brief
Het allerbelangrijkste in je brief is uiteraard de inhoud.
Om die overzichtelijk te presenteren verdeel je datgene wat je wilt zeggen in een inleiding, kern en slot.
In het artikel Een doeltreffende en lezersgerichte opbouw van je brief krijg je veel tips om je brief lezersgericht op te bouwen.
Een puntsgewijze samenvatting daarvan is:
Inleidingaanleiding van je briefonderwerp van je briefdoel van je brief
Kernkernboodschap in de eerste regel na de inleidingdan de toelichtingdan de wetten, regels, afspraken etc als dit echt in je brief moet
Slotkorte samenvatting van je briefje verwachtingen van de lezereen ‘meer-informatie’-zin
De vaste onderdelen van een zakelijke brief
Naast een inleiding, kern en slot heeft een formele brief nog een aantal vaste onderdelen.
Het gaat om:
een briefhoofd met:afzendergeadresseerde datumonderwerpkenmerkde aanhefde afscheidsgroetde ondertekeningde bijlagen
Hieronder behandel ik deze onderdelen stuk voor stuk.
Briefoofd van een zakelijke brief
Het briefhoofd is het gedeelte in een brief dat boven de inhoudelijke tekst staat.
Als je een net briefhoofd maakt, hebben de lezer en jijzelf een goed overzicht van alle administratieve gegevens die voor je brief van belang zijn.
In het briefhoofd staan de adresgegevens van jezelf, de adresgegevens van de lezer, de datum waarop je je brief verstuurt, het onderwerp van de brief en soms ook nog een kenmerk voor je eigen administratie.
De afzender van je brief
In een formele brief vermeld je uiteraard je adresgegevens, zodat de lezer weet wie de brief heeft gestuurd.
Gebruik je briefpapier? Dan staan de adresgegevens van je organisatie daarop al voorgedrukt.
In dat geval is het wel fijn als je in de slotalinea ook nog even jouw directe contactgegevens vermeldt.
Dat scheelt de lezer weer een hoop uitzoekwerk of doorverbindmomenten.
Heb je geen briefpapier? Dan moet je je adresgegevens zelf even in het briefhoofd zetten.
Het is gebruikelijk dit links of rechts bovenaan te doen.
Toch zet je dit ook altijd nog in de brief zelf.
Dit doe je links in het briefhoofd.
Als je je eigen adresgegevens linksboven hebt gezet, zet je de adresgegevens van de lezer daaronder.
Hoewel er geen officiële regels zijn, doet eigenlijk iedereen in Nederland de adressering op de volgende manier:
Een zakelijke brief adresseren aan een persoon privéSchrijf je een officiële brief naar een persoon privé? Dan ziet de adressering er per regel zo uit:Naam van de lezerDaarbij kies je in principe voor ‘De heer’ of ‘Mevrouw’, eventueel een voorletter en dan de achternaam.
Straat en huisnummerSoms zet je hier een postbus- of antwoordnummer neer.
Postcode en woonplaatsWe adviseren altijd een spatie te zetten tussen de cijfers en letters in de postcode.
Zet twee spaties tussen de postcode en de woonplaats. En schrijf de woonplaats in hoofdletters.
Een zakelijke brief adresseren aan een persoon bij een organisatieDe adressering van een brief naar een persoon bij een organisatie lijkt erg op de adressering van een brief naar een persoon privé.
Zet alleen nog de volgende gegevens boven de naam van de lezer:Naam van de organisatieDe afdeling waar de persoon werkt (als het een grote organisatie is)
Voorbeeld van de adressering van een zakelijke briefDit alles ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:Loo van Eck Afdeling Schrijftrainingen Mevrouw J. Kraakman Pascalstraat 28 6716 AZ EDE
Een zakelijke brief adresseren aan meerdere personenSoms schrijf je een formele brief waarvan het de bedoeling is dat meerdere personen die gaan lezen.
Of naar een hele familie.
Nog even samengevat: Gezin of meerdere personen kan op diverse manieren worden vermeld.
SE / Schoolexamen Nederlands - Zakelijke brief
De aanhef in een zakelijke brief
Om de juiste aanhef te kiezen, moet je je afvragen wat je relatie met de lezer is.
Ken je de lezer niet zo goed? Dan is ‘geachte’ in combinatie met de achternaam een veilige en beleefde aanhef.
Maar het is ook wat afstandelijk.
‘Beste’ is veel minder afstandelijk en kan in de meeste gevallen prima.
Misk: Kies je voor de achternaam, laat dan de initialen weg.
Enkele voorbeelden van een briefaanhefIn combinatie met het aantal lezers, hun geslacht en eventueel gebruik van de naam van de partner, geeft dit veel mogelijkheden voor de aanhef.
De meest voorkomende:Beste Bert, Beste Bert en Francien, Beste meneer Vermeer, Beste mevrouw De Klomp en mevrouw De Klomp - Kistenmaker, etc.
Geachte heren Vermeer, Beste mevrouw De Klomp en mevrouw Kistenmaker, Beste meneer Vermeer en mevrouw De Klomp, Beste familie Vermeer.
De combinatie van ‘beste’ met de voornamen kan vaak een natuurlijke toon geven.
Verschil met een gewone brief
In een gewone brief kun je heel veel andere aanspreekvormen gebruiken. Bijvoorbeeld ‘hoi’, ‘hallo’ of ‘hee die Piet’.
Maar in een formele brief die je voor je werk schrijft of om dingen bij instanties te regelen, is dat niet gebruikelijk.
Doe dit alleen als je de ontvanger van je brief goed kent en er een vriendschappelijke band mee hebt.
De afsluiting van een zakelijke brief
Na de slotalinea is het wel zo beleefd om netjes afscheid van de lezer te nemen.
Dat doe je met een afscheidsgroet. ‘Met vriendelijke groet’ is een uitstekende keuze voor de afsluiting van je brief.
‘Met hartelijke groet’ kan ook. En misschien weet je zelf nog wel een mooiere afscheidsgroet.
Maak het niet al te jolig, want de afsluiting in een formele brief moet wel passen bij de zakelijke relatie die je met de lezer hebt.
De ondertekening van een zakelijke brief
Een formele brief is pas echt af als je deze hebt ondertekend.
Laat na je afscheidsgroet 3 of 4 witregels open.
Schrijf vervolgens je naam en eventueel je functie.
In de open ruimte tussen de afscheidsgroet en je naam kun je dan mooi je handtekening kwijt.
Laat deze even goed drogen als je de handtekening met een vulpen zet.
Een digitale handtekening in een officiële brief
Misschien is een vulpen veel te ouderwets voor je en kies je liever voor een digitale handtekening.
Dat is handig want eenmaal aangemaakt, kun je een digitale handtekening gemakkelijk onder al je brieven plakken.
Er zijn wel verschillende soorten digitale handtekeningen.
Van een simpele scan tot gekwalificeerde digitale handtekeningen met officieel certificaat.
Welke je nodig hebt, is afhankelijk van het doel van je brief.
Gaat het om een belangrijk juridisch document? Dan is vaak een digitale handtekening met certificaat nodig.
Wil je iemand informeren over iets alledaags als nieuwe openingstijden, dan is een gescande handtekening voldoende.
Een formele brief ondertekenen in opdracht van
Als je iemand helpt en voor die persoon een brief schrijft, zet je in principe de naam van die persoon onder de brief.
En je laat hem ook zijn handtekening zetten.
Maar soms kan dat niet.
Dan schrijf je de brief dus echt namens iemand. En onderteken je de brief ook namens die persoon.
Daar zijn verschillende termen voor. “Namens” uiteraard. Maar bijvoorbeeld ook ‘in opdracht’ (i.o.), ‘bij afwezigheid’ (b.a.), of ‘per order’ (p.o.).
Kies liever niet voor deze afkortingen, maar gewoon voor ‘namens’.
Met vriendelijke groet, namens Vincent Vogelland (directeur), Johanna de Schrijver hoofd Schrijftrainingen
De bijlagen bij je brief
Je formele brief is nu echt bijna klaar.
Er is alleen nog een klein dingetje dat je voor de lezer kunt doen.
In ieder geval als je een of meerdere bijlagen meestuurt.
En dat is de namen van die bijlagen onder je brief opsommen.
De lezer kan dan gemakkelijk zien of alles compleet bij hem is aangekomen.
Alle details van je zakelijke brief op orde
Heb je alle onderdelen uit deze blog in je brief opgenomen? Dan heb je in ieder geval alle formele zaken van je brief op orde.
Door te denken aan deze details, voorkom je dat je een slordige indruk achterlaat.
Zorg er om dezelfde reden voor dat je geen spelfouten maakt.
Een zakelijke brief schrijven, het klinkt misschien een beetje ouderwets, maar het is nog altijd een goede manier om te communiceren met een officiële instantie of een bedrijf.
Je schrijft een zakelijke brief bijvoorbeeld als je ergens wilt solliciteren, wanneer je een klacht wilt indienen of je motivatie wilt laten blijken voor een bepaalde studie.
Aan het schrijven van zo’n zakelijke brief zijn een aantal regels verbonden.
Zo heeft de tekst een vaste indeling.
Van belang is dat je bepaalde gegevens heel precies noteert.
Zo bevat een zakelijke brief het adres van de geadresseerde en de afzender, de datum en eventuele bijlagen.
Een zakelijke brief is veel formeler geschreven dan een persoonlijke brief aan een vriend of klasgenoot.
Hij moet er aantrekkelijk uitzien en uiteraard is het heel belangrijk dat hij in goed Nederlands is geschreven.
